Wat is Microsoft Teams en hoe kunt u het effectief gebruiken?

Wat is Microsoft Teams? In dit artikel voorzien we u van een aantal handige tips en wetenswaardigheden. Daarmee kunt u het samenwerkingsprogramma van Microsoft effectief toepassen en gebruiken. Binnen uw bedrijf of voor uw klanten.

De moderne werkplek staat bol van nieuwe tools en samenwerkingsmethoden. Ze zorgen ervoor dat we verbonden en productief blijven. Microsoft Teams maakt onderdeel uit van de moderne werkplek van nu. Microsoft heeft het gebruiken van cloud gebaseerde tools en services als doel. Dit om een nieuw systeem te creëren dat zowel flexibel als schaalbaar is.

Het systeem biedt ook een verbeterde ervaring voor teams die op afstand werken. Met Teams zijn zij altijd verbonden en kan de productiviteit behouden blijven. Microsoft Teams is dan ook de gouden standaard op het gebied van samenwerking tools. Het is een onmisbaar onderdeel van elke moderne werkplek.

Wat is Microsoft Teams?

Microsoft Teams is een communicatie- en samenwerkingsplatform. Het omvat diverse chat mogelijkheden, videoconferencing en bestandsopslag. Ook biedt Microsoft Teams een integratie met diverse andere Microsoft 365 applicaties. Teams brengt de beste onderdelen van Microsoft 365 samen in één tool. Zo kunt u onder meer gebruik maken van:

• Ideeën en kennis delen in besloten of openbare gesprekken
• Office Online documenten maken in de browser
• Interne of externe inhoud en tools integreren met verschillende tabbladen
• Gebruik maken van bots voor de ondersteuning van uw dagelijkse activiteiten en taken

De moderne werkplek van Microsoft

Teams is het antwoord van Microsoft op de moderne werkplek. Mede door het presenteren van een uniforme interface waarmee gebruikers eenvoudig kunnen werken met Microsoft 365 applicaties die zijn geïntegreerd op de backend. Teams is Microsofts “hub” voor teamwerk. Het brengt chatten, bellen, het delen van bestanden en vergaderen samen. Ook brengt het tools van derden samen op één centrale locatie.

In die zin is Teams dé oplossing waar mensen naar zoeken. Zeker voor de mensen die werken op afstand en op zoek zijn naar manieren om de uitdagingen van beheer en beveiliging binnen Teams aan te pakken. Na het COVID tijdperk zullen bedrijven die digitale transformatie omarmen om aan de nieuwe verwachtingen van werknemers te kunnen voldoen, beter zijn voorbereid op de toekomst.

“Bij onze klanten merken we dat er op dit moment veel aandacht is voor de betrokkenheid, het welzijn en de gezondheid van mensen. Gezond blijven terwijl mensen op afstand werken is voor nu en later één van de belangrijkste aandachtspunten voor bedrijven.”

De behoeften van thuiswerkers blijft evolueren. Om hieraan tegemoet te komen, voegt Microsoft voortdurend nieuwe Teams functies toe. Van het gestroomlijnd delen van bestanden tot aan deelbare agenda’s. Teams blijft zich ontwikkelen en aanpassen aan de veranderende omstandigheden. Daardoor blijven communiceren, verbonden en productief.

Hoe Microsoft Teams gebruiken?

Bij Microsoft Teams draait het uiteindelijk allemaal om samenwerking. U zult waarschijnlijk het meest van Teams profiteren als er sprake is van een scenario zoals samenwerkingen binnen een team, afdeling of project. Zelfs met gebruikers buiten uw organisatie. Maar hoe kunt u Teams organiseren voor deze scenario’s? We voorzien u van een praktijkvoorbeeld.

Gebruik van Microsoft Teams per afdeling

Elke afdeling binnen een organisatie krijgt een eigen aangewezen team binnen Microsoft Teams. Zoals bijvoorbeeld de HR of marketing afdeling. In de meeste gevallen maken we een apart kanaal voor elk samenwerking onderwerp. Zoals templates & procedures.

De leden van het team delen kennis en werken samen aan documenten binnen dit kanaal.

De samenwerking geschiedt middels team kanalen. Maar hoe zit het met communicatie? Daarvoor gebruiken we Yammer. De tool hebben we middels interne adoptie geïntegreerd binnen Microsoft Teams. Bijvoorbeeld door het gebruik te maken van links of een tabblad.

Microsoft Teams voor projectbeheer

Voor projectbeheer maken we een nieuw team aan voor elk van onze klanten. Elke opdracht of project voor de betreffende klant krijgt zijn eigen kanaal. Kanalen zijn een prima manier om gesprekken over specifieke projecten en workflows te faciliteren. U kunt tot 200 openbare en 30 besloten chatrooms aanmaken gedurende de levensduur van een team. Dit aantal is inclusief de kanalen die worden aangemaakt en later weer worden verwijdert.

Om te bepalen of een chatroom besloten of openbaar moet zijn, is afhankelijk van de gevoeligheid van het onderwerp waarvoor de chatroom wordt georganiseerd. Zo kunt u er bijvoorbeeld voor kiezen om het kanaal voor brainstormsessies openbaar te houden. Zo kan elk teamlid deelnemen en hun ideeën delen met het team. De toegang tot een kanaal over de financiën wilt u misschien liever beperken tot een selecte groep teamleden.

Wanneer u een nieuw kanaal aanmaakt, wordt ook een nieuwe map gegenereerd. Dit gebeurd in de SharePoint documentenbibliotheek. Alle inhoud met betrekking tot dat project wordt vanaf dit moment centraal opgeslagen in SharePoint. Zo kan iedereen vanuit zowel SharePoint als Teams werken.

Een keuze hebben is altijd fijn. Mensen willen nou eenmaal graag werken op de manier waarop ze dat het liefst doen. Daarom kunt u ook een link naar Teams toevoegen aan het snelstart menu van Sharepoint. Met Quick Launch kunt u linken naar een URL. Zo kunt de de URL van het algemene kanaal ophalen, maar ook naar Teams gaan.

Bekijk in Microsoft docs ook “Links toevoegen aan Quick Launch” voor uitgebreide instructies over het toevoegen van een link onder één van de standaard Quick Launch rubrieken. Alle teamleden kunnen nu eenvoudig schakelen tussen Teams en SharePoint.

Op dit moment is er een limiet van 100 kanalen per Team. Normaal gesproken is dit voor de komende tijd voldoende, maar er zijn natuurlijk uitzonderingen op de regel.