FAQ items aan het laden...

Hoe kan je Office 365 gebruiken om een hoge mate van flexibiliteit creëren

Office 365 heeft miljoenen organisaties geholpen hun activiteiten op een eenvoudige manier te stroomlijnen.

Er zijn talloze handige apps die je productiviteit kunnen verbeteren.

Een daarvan is Office 365.

Dit bevat een groot scala aan tools die je zelf toe kunt passen binnen jouw organisatie.

Office 365 heeft miljoenen organisaties geholpen hun activiteiten op een eenvoudige manier te stroomlijnen. Een van de bekendste voorbeelden is Kohler, de fabrikant van keuken- en badinrichtingen en sanitair.

ITR Automatisering

Aan het begin van de pandemie van het coronavirus hadden zij moeite om hun activiteiten te beheren omdat het grootste deel van hun team op afstand moest werken. Het bedrijf moest zijn activiteiten aanpassen om wel hun eigen authentieke waarden na te streven.

Dit is dan ook waar Office 365 in het spel kwam.

Dankzij Office 365 waren zij in staat om gepersonaliseerde opleidingen te geven. Hun werknemers kregen toegang tot gecureerde podcasts, vraag- en antwoordsessies, micro learning video’s en gerenommeerde experts. Dit alles hielp hen om meer vertrouwd te raken met hun nieuwe suite van apps.

Na verloop van tijd konden ze dankzij het platform ook de beperkingen van culturen, talen en tijdzones overwinnen met verschillende tools.

Zo gebruikten ze Teams om professionals te mobiliseren die inzichten deelden in wereldwijde markten. Ook vergemakkelijkte SharePoint de verplaatsing van meer dan 400 terabytes aan directory’s. Dit had tot gevolg dat de communicatie en ondersteuning van klanten aanzienlijk beter verliep dan voorheen. De onderneming verbeterde ook haar beveiliging en device implementatie. Dit zorgde voor een cultuur van flexibiliteit en productiviteit binnen het bedrijf.

Belangrijk om te weten is dat Office 365 niet alleen geschikt is voor grote bedrijven zoals Kohler. Elke bedrijfsleider kan deze productiviteitssuite gebruiken om de productiviteit te verhogen. De realiteit is dat veel van deze tools nog altijd onbenut worden door veel bedrijven.

In dit artikel laten wij je de beste Office 365-tools zien die ook jij zou moeten implementeren in je eigen organisatie.

ICT Specialist nodig?

Bent u op zoek naar een ICT specialist of bent u ontevreden over uw huidige dienstverlener? Dan kom ik graag in contact om uw wensen en vragen te beantwoorden.

Neemt u contact op via de contact pagina, of stuur voor direct contact een WhatsApp bericht.

DE TOOLS

TOOL #1 – FLOW

Met Microsoft Flow ben je in staat om de workflow in verschillende toepassingen te automatiseren. Je kunt het koppelen aan instant bericht- en e-mailwaarschuwingen, bestanden uit verschillende apps synchroniseren of kopiëren van het ene platform naar het andere.

Als je bijvoorbeeld een SharePoint-formulier invult, kun je Flow gebruiken om een lead te ontwikkelen in Dynamics 365.

Een super groot voordeel hiervan is dat het niet beperkt is tot Microsoft Services. Je kunt er gegevens mee ophalen van Facebook of bestanden uploaden naar Dropbox. Dit maakt het mogelijk om een hoge mate van productiviteit na te streven.

TOOL #2 – TEAMS

Teams is een tool voor vergaderen, delen en chatten met alle leden van je team. Dit Cloud-based platform combineert notities, bestanden, conferenties en verschillende apps.

Het programma heeft de samenwerking en productiviteit drastisch verbeterd door mensen, content en conversaties samen te brengen in één hub. Het integreert moeiteloos met Office 365-apps en beschikt over een veilige wereldwijde Cloud.

Een ander groot voordeel is real-time communicatie. Het stelt alle leden in staat om bewerkingen in PowerPoint presentaties te bekijken, waardoor input van het hele team gegarandeerd is. Gebruikers kunnen ook feedback geven via het chatvenster om de productiviteit te stroomlijnen.

Bovendien ondersteunt Teams cross-platform samenwerking, zodat u kunt werken op uw telefoon, tablet of computer.

TOOL #3 – TO-DO

Microsoft To-Do is een slim platform voor taakbeheer dat het super eenvoudig maakt om je dag in te delen. Daarnaast bidet het een gepersonaliseerde en intuïtieve manier om gebruikers te helpen om het overzicht te houden over het werk.

Deze handige tool is voorzien van een algoritme waarmee je lijstjes kunt maken voor bijna alles. Denk bijvoorbeeld aan je thuisprojecten, werk en zelfs aan boodschappen doen.

Herinneringen bijhouden is een fluitje van een cent met To-Do. Je kunt herinneringen, notities en vervaldatums toevoegen en ze personaliseren met levendige thema’s. Je kunt deze lijsten niet alleen op internet bekijken, maar ze zijn ook toegankelijk op de meeste apparaten. Hieronder vallen onder andere Android-telefoons, iPhones en Windows 10-apparaten.

TOOL #4 – MYANALYTICS

Hoewel teams veel van hun tijd besteden aan vergaderingen, telefoongesprekken en het verzenden van e-mails zijn veel van hen nog lang niet altijd productief. Om dit obstakel te overwinnen, introduceerde Office 365 My Analytics.

Deze tool verhoogt de efficiëntie van werknemers door twee productiviteitsfactoren te analyseren: met wie gebruikers hun tijd doorbrengen en hoe ze die tijd doorbrengen.

Met behulp van robuuste analyses stelt de tool voor hoe je productiever kunt zijn door minder te werken na werktijd en door minder tijd te besteden aan vergaderingen. Er is ook AI die uw Outlook-verplichtingen markeert om je altijd weer aan jouw dagelijkse taken te herinneren.

My Analytics bestaat uit vier onderdelen:

  • Digests – Je Outlook-inbox bewaart wekelijkse digests om een overzicht te maken van de afgelopen week
  • Dashboard – Het dashboard toont verschillende statistieken zoals productiviteitsinzichten, werkgewoonten en suggesties om deze te verbeteren.
  • Insights Outlook – Deze functie presenteert kaarten die je werkervaring laten zien waarmee je op allerlei manieren kunt reageren.
  • Inline Suggesties – Deze suggesties zijn beschikbaar in je Outlook om de productiviteit te helpen verhogen.

Microsoft heeft ook aan uw privacy gedacht bij het ontwerpen van deze tool. Dit is dan ook de reden dat jij de enige bent die toegang heeft tot je persoonlijke inzichten en gegevens.

TOOL #5 – STAFFHUB

StaffHub stelt werknemers en managers in staat om hun roosters te beheren en contact te houden via mobiele apparaten. Werknemers zijn in staat om deze tool te gebruiken om een vrije dag aan te vragen, met collega’s te communiceren en om dagen te ruilen.

Bovendien kunnen ze berichten sturen naar hun hele team of individuele teamleden om hen op de hoogte te houden van belangrijke ontwikkelingen.

TOOL #6 – DELVE

Dit is een handige visualisatietool die sociale media-elementen en sociaal leren samen weet te brengen. Het maakt gebruik van content van vier platforms: Exchange, SharePoint, Yammer, en OneDrive,

Bijzonder is dat het niet alleen datapunten samenbrengt. In plaats daarvan detecteert het relevante informatie zoals gebruikersactiviteit en eerdere interacties.

TOOL #7 – SWAY

Sway is een presentatie-app die op een dag PowerPoint wel eens zou kunnen gaan vervangen. Het beschikt over een geïntegreerde ontwerpmotor om presentaties en rapporten op te stellen.

Enkele van de functies zijn het slepen en neerzetten van afbeeldingen, grafieken, video’s en op canvas gebaseerde indelingen. Het programma kan ook nieuwsbrieven en verhalen produceren die op verschillende apparaten kunnen worden bekeken.

TOOL #8 – PLANNER

Microsoft Planner is een van de beste keuzes voor bedrijven met teamleden over de hele wereld en meerdere gelijktijdige projecten. De tool maakt het mogelijk om taakbeheerprocessen snel te digitaliseren.

Het geeft gebruikers toegang tot visuele organisatietools en vier belangrijke functies: informatie hub, inzichten, communicatie en flexibele categorisaties. Bovendien kunnen teamleden bestanden delen, plannen maken, taken toewijzen en samenvoegen en op hetzelfde moment met collega’s praten terwijl ze voortgangsupdates ontvangen.

BLAAS DE WERKOMGEVING VAN JOUW BEDRIJF NIEUW LEVEN IN

Til je eigen activiteiten naar een nieuw niveau door een flexibele en productieve werkplek te creëren. Office 365 kan je helpen om dit te bereiken door je een groot scala aan communicatie- en samenwerkingstools te bieden.

Of je team nu op afstand of op kantoor werkt, met deze selectie van apps kan het projectbeheer aanzienlijk worden verbeterd. Het voorbeeld van Kohler is daar het levende bewijs van.

Als je het gevoel hebt dat je leverancier niet de nodige resultaten levert dan raden wij je aan om even contact met ons op te nemen. We kunnen een snel gesprek plannen om jou de beste oplossing te bieden voor alle IT-problemen binnen jouw organisatie.

 

Op zoek naar een specifiek onderwerp?

Doorzoek het archief