Jouw bureaublad organiseren om de productiviteit te verhogen – De 7 tips

Het verbeteren van de productiviteit in jouw bedrijf betekent niet alleen het optimaliseren van je apparatuur en het aanscherpen van je aandacht. Het bureaublad van je computer opruimen is namelijk ook van essentieel belang!

Een opgeruimd kantoor is van het grootste belang voor het verbeteren van jouw productiviteit. Stapels briefpapier op je bureau kunnen ervoor zorgen dat je veel te veel tijd verliest met het zoeken naar een belangrijk document. Daardoor is de kans kleiner dat je alle deadlines op tijd weet te halen.

Rommel kan je ook nog eens op diverse indirecte manieren beïnvloeden.

Het kan bijvoorbeeld je cognitieve capaciteiten drastisch verminderen, waardoor je besluitvorming en relaties met je teamleden aanzienlijk aan wordt getast worden. Daarnaast kan het een negatief effect hebben op je humeur, concentratie, slaap en eetgewoonten. Dit alles kan je prestaties op het werk verminderen.

Dit probleem heeft echter niet alleen invloed op je bureau of kantoor.

Ook het bureaublad van je computer kan rommelig zijn. Ongeorganiseerde mappen en een veel te vol beeldscherm hebben net zo’n invloed op je productiviteit als fysieke rommel. Om dit scenario te voorkomen is het van belang om je computer op te ruimen.

In dit artikel vindt je zeven tips om het bureaublad van je computer opgeruimd te houden.

DE 7 TIPS

TIP #1 – MAAK EEN SYSTEM MET EEN BESTANDSNAAM OVERZICHT

Het belangrijkste wat je zal moeten doen om rommel op je computer te voorkomen is het opzetten van een intuïtief mappensysteem. Je kunt verschillende categorieën gebruiken, denk aan bestandstype of naam, afhankelijk van wat het beste bij je onderzoek of werk past.

Welke aanpak je ook kiest, belangrijk is om ervoor te zorgen dat je een vaste naamgeving hanteert, zodat je snel door je documenten kunt navigeren. Het systeem moet ook jarenlang gemakkelijk te gebruiken zijn, dus denk aan je plannen als je ze aan het maken bent.

Je kunt deze mappen in je tools voor bestandsdeling plaatsen (bijv. Google Drive of Dropbox), op je harde schijf of op je bureaublad als je regelmatig een back-up maakt.

Met een volledig functionele structuur ben je in staat om nieuwe documenten gewoon naar de aangewezen mappen te verplaatsen. Daarna kun je ze snel terugvinden met de zoekopdracht op je computer. Typ de naam van je map in en je komt binnen enkele seconden bij het gewenste bestand.

TIP #2 – ZORG VOOR EEN AANTREKKELIJKE DEKSTOP

Naast het volledig functioneel maken van je computerdesktop is het ook van belang om de esthetiek onder de loep te nemen. Kies dus een betekenisvolle of mooie achtergrond. Het moet prettig zijn om naar te kijken en je motiveren om jouw computer netjes te houden.

Om de esthetiek naar een hoger niveau te tillen, kun je gerasterde of gelijnde afbeeldingen als achtergrond instellen om bestanden die daar terechtkomen gemakkelijker te ordenen.

Een ander goed idee is om een motiverende achtergrond te gebruiken. Afbeeldingen met krachtige boodschappen moedigen je aan om harder te werken en gefocust te blijven. Met dit soort coaching weet je zeker dat jouw desktop netjes zal blijven.

TIP #3 – DENK NA OVER EEN GESECTORIONEERDE ACHTERGROND

Bureaubladachtergronden met secties zijn een geweldige manier om je bureaublad nog overzichtelijker te maken. Je kunt bijvoorbeeld een sectie opnemen voor je vakantie of huisdieren.

Er zijn miljoenen achtergronden online die jou kunnen helpen je bureaublad overzichtelijker te maken. Ze vullen de naamgevingsconventies van mappen aan om je workflow te verbeteren.

TIP #4 – PLAATS DE MEEST GEBRUIKTE APPS/SOFTWARE BIJ ELKAAR

Snel toegang hebben tot je meest gebruikte programma’s of software is natuurlijk een must. Het stelt je in staat om onmiddellijk aan de slag te gaan zonder tijd te verliezen met het zoeken naar de juiste apps.

Om efficiënt te consolideren, moet je als eerste bepalen welke software voor jou het belangrijkst is. Je portfolio kan bestaan uit twee of drie apps die je dagelijks gebruikt of uit een volledige suite van programma’s die de nodige functionaliteit bieden.

Zodra je jouw lijst hebt samengesteld, kun je wellicht meerdere programma’s samenvoegen met een totaaloplossing. Zo kun je ze op één plaats zetten om je productiviteit aanzienlijk te verbeteren.

De taakbalk is een effectief alternatief, omdat programmapictogrammen vaak verantwoordelijk zijn voor het grootste deel van je eigen rommel. Als je de essentiële pictogrammen in de taakbalk bewaart, zijn ze snel toegankelijk doordat je lang niet meer alles door hoeft te spitten.

TIP #5 – VERWIJDER OF VERPLAATS ONGEBRUIKTE BESTANDEN

Heb je het categoriseren van belangrijke apps gedaan dan moet je natuurlijk ook ongebruikte programma’s aanpakken. Een belangrijke tip: als je je niet kunt herinneren wanneer je bepaalde software voor het laatst hebt gebruikt dan moet je deze verwijderen. Doe hetzelfde als je denkt dat je een bepaalde applicatie niet meer nodig hebt voor een volgend project.

Omdat dit een moeilijke beslissing kan zijn, kun je wellicht een map maken voor deze zelden gebruikte apps en bestanden. Stop ze weg totdat je weet of je ze ooit nog nodig zal hebben of niet.

Voor deze afwachtende aanpak kun je gebruikmaken van verschillende mappen, zoals “diversen” of “te archiveren”. Door dit te doen weet je zeker dat je een cruciaal programma niet zomaar verwijdert van je computer.

Als je voor deze aanpak kiest, moet je de mappen wel regelmatig controleren. Bepaal welke bestanden en apps niet meer nodig zijn in je bedrijf en verwijder ze om het overzicht te behouden.

Om te voorkomen dat je achterloopt met opschonen kan je altijd een herinnering instellen in je agenda. Dat kan maandelijks of wekelijks zijn, afhankelijk van je werkdruk.

TIP #6 – CATEGORISEER JE NIEUWE CONTENT

Nieuwe bestanden en programma’s op je bureaublad dumpen kan verleidelijk zijn als je haast hebt. Deze optie is echter niet aan te raden omdat het voor veel rommel kan zorgen.

Probeer een paar minuten uit te trekken om alle nieuwe programma’s en bestanden op de juiste manier te organiseren. Een snelle manier om dit te doen is het automatisch sorteren van bestanden op datum of alfabetisch. Het duurt niet lang, maar het scheelt enorm in de hoeveelheid rommel op je computer.

TIP #7 – GEBRUIK OMHEININGEN

Digitale omheiningen groeperen bestanden in specifieke gebieden van je bureaublad om ze visueel net even wat toegankelijker te maken. Deze methode werkt veel beter dan al je bestanden in één of twee mappen te begraven. Bovendien vinden veel mensen het gebruiksvriendelijker dan gerasterde achtergronden.

De Stacks-functie categoriseert inhoud bijvoorbeeld automatisch op type of een andere specifieke eigenschap. Deze is gratis beschikbaar op Macs met Mojave.

Ook pc’s hebben een vergelijkbare functie, genaamd Fences. Hiermee kun je hekken op het bureaublad aanwijzen en verplaatsen voor betere manoeuvreerbaarheid. Het enige nadeel hiervan is dat het niet gratis is.

HOU ALTIJD HET OVERZICHT OP DE ROMMEL

Het bureaublad van uw computer opruimen is een van de beste manieren om uw productiviteit te verhogen.

Als u het bureaublad goed hebt georganiseerd, kunt u de benodigde bestanden en programma’s moeiteloos vinden. U voelt zich dan verjongd en uw stemming kan drastisch verbeteren, zodat u mentale obstakels tijdens uw werkdag kunt overwinnen.

Het kost misschien wat tijd om uw bureaublad te optimaliseren, maar het zal de moeite waard zijn.

U kunt deze taak ook toevertrouwen aan uw IT-leverancier. Het kan echter zijn dat zij uw behoeften en die van uw bedrijf niet goed begrijpen, en dat hun diensten ontoereikend zijn.

Laten we in dat geval eens 10 tot 15 minuten praten om te zien of we uw probleem kunnen oplossen. Bel ons en wij zullen er alles aan doen om u te helpen de kantoorproductiviteit in uw bedrijf te verhogen.