Wat is Aivory – alles wat je moet weten

De naam Aivory is sinds kort steeds vaker te horen in de wereld van de tandartspraktijken. Het is een nieuw softwarepakket dat zich richt op het complete praktijkbeheer, met als bijzonder kenmerk dat kunstmatige intelligentie diep in de dagelijkse werkstroom is verwerkt. De kans is groot dat je je afvraagt wat Aivory precies inhoudt, hoe het werkt en wat je ervan mag verwachten in jouw praktijk. Wij hebben hieronder de belangrijkste informatie voor je op een rijtje gezet, zodat je in één oogopslag een duidelijk beeld krijgt van deze software.

Maak kennis met Aivory – moderne software voor tandartspraktijken

Aivory is een online praktijkmanagementsysteem dat de complete administratie van een tandartspraktijk in één omgeving samenbrengt. Patiëntendossiers, agenda, behandelplan, declaraties, facturatie en patiëntcommunicatie zijn samengevoegd binnen hetzelfde pakket. Omdat het systeem volledig vanuit de browser werkt, hoef je geen software lokaal te installeren en zijn alle gegevens overal binnen de praktijk beschikbaar. Wat Aivory daarbinnen onderscheidend wil maken, is de manier waarop AI meedenkt: het systeem luistert mee, vult automatisch in en stelt vervolgacties voor. Daarmee positioneert Aivory zich als een moderne opvolger van traditionele praktijksoftware.

Patiëntendossier en behandelplan

Aivory houdt het volledige patiëntendossier bij, inclusief tandkaart, behandelhistorie, risicoprofiel en medicatie-overzicht. De AI-component speelt hierbij een actieve rol. Tijdens de behandeling kun je in normale spreektaal aangeven wat je waarneemt — bijvoorbeeld dat er beginnende cariës zichtbaar is bij een bepaald element en dat er een vulling nodig is. Het systeem zet vervolgens automatisch de verslaglegging, het behandelplan en de bijbehorende afspraak klaar. Bij medicatie controleert Aivory op mogelijke interacties en geeft het signalen af bij relevante risico’s, zodat alles wat in het dossier hoort ook daadwerkelijk in het dossier komt.

Slim plannen, recall en wachtlijst

De agenda werkt nauw samen met de AI van Aivory. Je kunt afspraken plannen op de gebruikelijke manier, maar het systeem kan ook zelfstandig vervolgafspraken klaarzetten op basis van wat tijdens een behandeling wordt besproken. Wanneer een afspraak wordt geannuleerd, stuurt Aivory automatisch een WhatsApp-bericht naar patiënten op de wachtlijst. Reageert iemand, dan komt de afspraak direct in de agenda te staan. Recalls worden op dezelfde manier ingepland: noem je tijdens de behandeling een termijn, dan wordt die termijn automatisch in de agenda verwerkt zonder dat er handmatige acties bij komen kijken.

AI-ondersteuning op de röntgenfoto

Een van de in het oog springende functionaliteiten van Aivory is de AI-koppeling op de röntgenbeelden. Het systeem herkent automatisch aandoeningen op de foto en geeft suggesties voor de tandkaart, zodat de status van het gebit direct mee wordt bijgewerkt. Dit gebeurt naast en niet in plaats van de tandarts; jij blijft degene die beoordeelt en bevestigt. De combinatie met het automatische verslag uit het gesprek met de patiënt zorgt ervoor dat behandeling en administratie gelijk oplopen.

Online afspraken en patiëntcommunicatie

Voor de patiënt biedt Aivory een online afsprakenmodule die 24 uur per dag beschikbaar is. Voorafgaand aan het bezoek kan de patiënt zelf de digitale anamnese invullen, zodat deze gegevens al klaarstaan op het moment dat de patiënt op de stoel plaatsneemt. Communicatie verloopt via WhatsApp en e-mail, met automatische herinneringen en bevestigingen. Er is daarnaast een AI-telefoonassistent die zelfstandig controleafspraken kan inplannen en samenvattingen maakt van binnenkomende gesprekken, zodat geen enkele patiëntvraag verloren gaat.

Workflows: de praktijk op de automatische piloot

Het nieuwste en misschien wel meest onderscheidende onderdeel van Aivory zijn de Workflows. Hiermee automatiseert u terugkerend administratief werk dat normaal blijft liggen of van een geeltje op de balie afhangt. Een workflow is een eenvoudige ‘als dit, dan dat’-regel die Aivory zelfstandig uitvoert op basis van wat er in het dossier gebeurt.

Denk aan een recall die automatisch wordt klaargezet zodra een controle is afgerond, een no-show die vanzelf wordt opgevolgd met een nieuw afspraakvoorstel, of een herinnering die afgaat wanneer een behandelplan te lang blijft openstaan. Het bijzondere is dat u een trigger kunt hangen aan vrijwel elk gegeven in het dossier, niet alleen aan afspraken maar ook aan behandelingen, betalingen of patiëntkenmerken. Zo richt elke praktijk de automatisering precies in zoals die zelf werkt.

Voor een tandartspraktijk betekent dit dat de administratie grotendeels op de achtergrond doorloopt: minder handmatig nabellen, minder gemiste recalls en meer tijd in de stoel in plaats van achter het scherm. Aivory heeft deze functionaliteit net gelanceerd en zet Workflows nadrukkelijk neer als het paradepaardje van het platform.

Veilig werken en betrouwbare hosting

Aivory draait volledig in de cloud en wordt gehost bij een Nederlandse leverancier. Alle gegevens worden uitsluitend binnen Nederland verwerkt, wat aansluit bij de eisen die de AVG aan een zorgomgeving stelt. Het systeem is gecertificeerd volgens ISO 27001:2022, NEN 7510-1:2024 en NEN 7513 — normen die in de zorg-ICT als standaard gelden voor informatiebeveiliging, de omgang met patiëntgegevens en het vastleggen van wie welke gegevens inziet. Daarnaast koppelt Aivory met ZorgMail voor veilige zorgcommunicatie en met VECOZO en Infomedics voor de declaraties. Voor de beeldvorming zijn er koppelingen met Pearl AI en VisiQuick (röntgen) en met 3Shape Unite voor digitale scans, en voor de administratie en betalingen met AFAS, Exact, Payt en Pay.nl, zodat de bestaande zorginfrastructuur naadloos aansluit op het pakket.

Aivory in de praktijk

Aivory is opgezet als één compleet systeem, en daarmee een alternatief voor de combinatie van losse pakketten die op dit moment in veel praktijken naast elkaar draaien. Doordat AI ingebed is in agenda, dossier, communicatie en röntgenanalyse, wordt een groot deel van het administratieve werk automatisch afgehandeld. Tandartsen en assistenten houden daarmee meer tijd over voor het werk in de behandelkamer. Wil je meer lezen over de andere softwarepakketten die binnen tandartspraktijken worden gebruikt, of over onderwerpen zoals veilig zorgmailen en de bescherming van patiëntgegevens, dan vind je daar elders op deze site uitgebreide artikelen over.