Wat is de AVG voor de tandartspraktijk? Alles wat je moet weten

De AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) is de Europese privacywet die regelt hoe organisaties, waaronder tandartspraktijken, moeten omgaan met persoonsgegevens. Voor een praktijk gaat het om gevoelige gegevens: naam, adres, medische historie, röntgenfoto’s en behandelplannen. Omdat het hier om bijzondere persoonsgegevens gaat, gelden er extra strenge eisen aan de beveiliging en verwerking ervan, strenger dan bij bijvoorbeeld een webshop die alleen naam en adres verwerkt.

Welke gegevens raakt de AVG in de praktijk?

Vrijwel alle systemen in een tandartspraktijk verwerken persoonsgegevens: het praktijkmanagementsysteem, het patiëntendossier, de agenda, de facturatie en het patiëntenportaal. Ook back-ups en e-mails met patiëntinformatie vallen onder de AVG. Dit betekent dat niet alleen het hoofdsysteem beveiligd moet zijn, maar de hele keten van systemen waarin patiëntgegevens terechtkomen, tot en met de werkstations, mobiele apparaten en zelfs de printer waarop een behandelplan wordt afgedrukt.

Ook gegevens die de praktijk verlaten vallen onder de wet, bijvoorbeeld wanneer een röntgenfoto wordt doorgestuurd naar een specialist of laboratorium. Elke plek waar patiëntgegevens tijdelijk of blijvend worden opgeslagen, verstuurd of ingezien, telt mee bij het bepalen of de praktijk aan de AVG voldoet.

Beveiliging als kernverplichting

De AVG verplicht praktijken om passende technische en organisatorische maatregelen te nemen om gegevens te beschermen. In de praktijk betekent dit onder meer versleuteling van gegevens, sterke wachtwoorden en tweefactorauthenticatie, beperkte toegangsrechten per medewerker en up-to-date software. Verouderde systemen of onbeheerde apparaten vormen een risico, omdat ze een makkelijk aangrijpingspunt zijn voor een datalek.

Ook organisatorische maatregelen horen hierbij: duidelijke afspraken met medewerkers over het gebruik van eigen apparaten, een beleid voor het melden van verdachte e-mails, en periodieke controle of toegangsrechten nog kloppen bij de huidige bezetting van de praktijk.

Verwerkers en leveranciers

Een tandartspraktijk werkt vrijwel altijd samen met externe partijen die gegevens verwerken, zoals de leverancier van de praktijksoftware of de ICT-dienstverlener die systemen beheert. Met deze partijen moet een verwerkersovereenkomst worden afgesloten, waarin is vastgelegd hoe zij met de gegevens omgaan en welke beveiligingsmaatregelen zij treffen. De praktijk blijft zelf verantwoordelijk voor de gegevens, ook als de verwerking is uitbesteed.

Wat betekent dit voor de ICT van uw praktijk?

AVG-naleving is voor een groot deel een ICT-vraagstuk: welke systemen worden gebruikt, hoe zijn ze beveiligd en wie heeft er toegang toe. Een ICT-partner die bekend is met de zorgcontext kan helpen bij het inrichten van veilige netwerken, het beheren van toegangsrechten en het zorgen voor actuele beveiligingsupdates, zodat de praktijk aantoonbaar in control is over haar patiëntgegevens. Ook periodieke controle op verouderde apparaten en software hoort bij een structurele aanpak.

Kortom, de AVG verplicht tandartspraktijken om zorgvuldig en veilig om te gaan met patiëntgegevens, in alle systemen waarin deze voorkomen, van het praktijkmanagementsysteem tot de back-up en de leveranciers die daaromheen werken. Een goed ingerichte en beheerde ICT-omgeving is daarbij onmisbaar.

ICT Specialist nodig?

Wij zijn een ICT Dienstverlener specifiek gericht op tandartspraktijken. Bent u op zoek naar een ICT specialist of bent u ontevreden over uw huidige dienstverlener? Dan kom ik graag in contact om uw wensen en vragen te beantwoorden.

Neemt u contact op via de contact pagina, of stuur voor direct contact een WhatsApp bericht.