Wat is de WGBO? Alles wat je moet weten

De WGBO (Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst) is de wet die de rechten en plichten regelt tussen een zorgverlener en een patiënt zodra er een behandelrelatie ontstaat. Voor een tandartspraktijk betekent dit dat elke afspraak met een patiënt automatisch een behandelovereenkomst is, met bijbehorende verplichtingen rond informatie, toestemming en dossiervoering. De wet raakt daarmee direct de systemen waarin een praktijk werkt, van het patiëntendossier tot de manier waarop gegevens worden bewaard en gedeeld.

Dossierplicht en bewaartermijn

Een van de kernverplichtingen uit de WGBO is de dossierplicht: een tandarts moet een dossier bijhouden met gegevens over de gezondheid van de patiënt en de uitgevoerde behandelingen. Dit dossier moet gedurende een wettelijk bepaalde periode bewaard blijven, ook nadat een patiënt is uitgeschreven of van praktijk wisselt. Voor de praktijk betekent dit dat het praktijkmanagementsysteem betrouwbaar moet archiveren en dat gegevens niet zomaar verwijderd mogen worden, ook niet bij een systeemwissel, migratie naar nieuwe software of overname van de praktijk.

Dit vraagt om meer dan alleen opslag. Een dossier moet ook na jaren nog volledig en leesbaar zijn, inclusief röntgenfoto’s, behandelplannen en correspondentie met de patiënt. Praktijken die overstappen naar een ander praktijkmanagementsysteem moeten er daarom op letten dat historische gegevens correct worden overgezet en niet gedeeltelijk verloren gaan bij de migratie.

Inzagerecht van de patiënt

Patiënten hebben op grond van de WGBO het recht om hun eigen dossier in te zien en een kopie te ontvangen. In de praktijk gebeurt dit steeds vaker digitaal, bijvoorbeeld via een patiëntenportaal waar de patiënt zelf kan inloggen. Dit stelt eisen aan de ICT: de toegang moet goed beveiligd zijn, zodat alleen de juiste patiënt bij het juiste dossier kan, en de gegevensuitwisseling moet versleuteld verlopen, zowel bij het inloggen als bij het downloaden van gegevens.

Ook wanneer een inzageverzoek via de balie of telefonisch binnenkomt, moet de praktijk snel en volledig kunnen leveren. Een overzichtelijk ingericht dossier, waarin gegevens gestructureerd zijn vastgelegd in plaats van verspreid over losse notities en bestanden, maakt het eenvoudiger om aan zo’n verzoek te voldoen.

Toestemming en informatieplicht

Voordat een behandeling plaatsvindt, moet de patiënt goed geïnformeerd worden en toestemming geven. Deze informatieplicht en het toestemmingsvereiste worden vaak vastgelegd in het dossier, zodat achteraf traceerbaar is welke afspraken zijn gemaakt en op basis van welke informatie de patiënt heeft ingestemd. Praktijksoftware speelt hierin een ondersteunende rol, bijvoorbeeld door behandelplannen en toestemmingen digitaal vast te leggen naast de klinische notities, in plaats van op losse papieren formulieren die later kwijt kunnen raken.

Wat betekent dit voor de ICT van uw praktijk?

De WGBO is geen ICT-wet, maar de praktische uitvoering ervan leunt zwaar op de systemen die een praktijk gebruikt. Een goed beveiligd en betrouwbaar werkend praktijkmanagementsysteem, een deugdelijke back-up van het dossier en een zorgvuldig ingericht patiëntenportaal zijn allemaal onderdelen die helpen om aan de WGBO te voldoen. Bij storingen, datalekken of verlies van gegevens raakt een praktijk al snel in strijd met deze wettelijke verplichtingen, terwijl dit met een goed onderhouden ICT-omgeving grotendeels te voorkomen is.

Kortom, de WGBO bepaalt hoe een tandartspraktijk moet omgaan met dossiers, toestemming en inzage van patiënten. De naleving hiervan hangt nauw samen met de betrouwbaarheid en beveiliging van de ICT-omgeving waarin die dossiers worden bijgehouden.

ICT Specialist nodig?

Wij zijn een ICT Dienstverlener specifiek gericht op tandartspraktijken. Bent u op zoek naar een ICT specialist of bent u ontevreden over uw huidige dienstverlener? Dan kom ik graag in contact om uw wensen en vragen te beantwoorden.

Neemt u contact op via de contact pagina, of stuur voor direct contact een WhatsApp bericht.