Wat is de Wkkgz? Alles wat je moet weten

De Wkkgz (Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg) is de wet die eist dat zorgaanbieders, waaronder tandartspraktijken, goede zorg leveren en zorgvuldig omgaan met incidenten en klachten van patiënten. De wet regelt onder meer dat een praktijk een klachtenregeling moet hebben, is aangesloten bij een geschilleninstantie en incidenten met merkbare gevolgen voor de patiënt moet melden. Voor de praktijkvoering betekent dit dat kwaliteit en veiligheid aantoonbaar geborgd moeten zijn, ook in de systemen die dagelijks gebruikt worden.

Kwaliteit van zorg aantoonbaar maken

De Wkkgz vraagt van een praktijk dat de geleverde zorg van goede kwaliteit is en dat dit ook aangetoond kan worden. Een groot deel van die onderbouwing zit in het patiëntendossier: welke behandeling is uitgevoerd, welke afwegingen zijn gemaakt en welke nazorg is gegeven. Een betrouwbaar werkend praktijkmanagementsysteem, waarin gegevens niet verloren gaan en dossiers volledig blijven, is daarmee een randvoorwaarde om aan deze wet te kunnen voldoen.

Dit betekent ook dat de praktijkorganisatie als geheel op orde moet zijn: van een heldere verantwoordelijkheidsverdeling tussen behandelaars tot een goede overdracht bij vervanging. Systemen die eenduidig laten zien wie wat heeft gedaan, dragen bij aan die aantoonbare kwaliteit, zeker wanneer meerdere behandelaars in dezelfde praktijk werken.

Incidenten en calamiteiten

Onder de Wkkgz vallen ook incidenten met (mogelijke) schade voor de patiënt. Praktijken moeten dit soort gebeurtenissen intern registreren en ernstige calamiteiten melden bij de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd. Een zorgvuldige registratie van wat er is gebeurd, inclusief tijdstippen en betrokken behandelingen, is alleen mogelijk als de onderliggende systemen consistent en goed doorzoekbaar zijn.

Het gaat hierbij niet alleen om de vastlegging op de dag zelf, maar ook om de mogelijkheid om achteraf, soms maanden later, een volledig en betrouwbaar beeld te reconstrueren. Een systeem dat gegevens laat samenvallen of waarin logging ontbreekt, maakt dit onnodig lastig.

Klachten en de rol van het dossier

Wanneer een patiënt een klacht indient, is het dossier vaak het eerste dat erbij gepakt wordt. Volledigheid en leesbaarheid van de vastgelegde gegevens zijn dan doorslaggevend. Onvolledige notities of een dossier dat door een systeemstoring niet toegankelijk is, bemoeilijkt niet alleen de klachtafhandeling maar kan ook de indruk wekken dat de praktijk niet in control is over haar processen, wat het vertrouwen van de patiënt niet ten goede komt.

Wat betekent dit voor de ICT van uw praktijk?

De Wkkgz raakt direct de continuïteit en betrouwbaarheid van de praktijksystemen. Dossiers moeten altijd beschikbaar zijn, ook bij storingen, en gegevens moeten volledig en onveranderd bewaard blijven. Goede back-ups, monitoring van systemen en heldere afspraken met de ICT-leverancier over beschikbaarheid dragen bij aan het voldoen aan deze wettelijke eisen. Een uitwijkplan voor het geval het praktijkmanagementsysteem tijdelijk uitvalt, hoort daar ook bij, zodat de zorgverlening zo min mogelijk hinder ondervindt.

Kortom, de Wkkgz verplicht tandartspraktijken tot aantoonbare kwaliteit van zorg en een zorgvuldige omgang met incidenten en klachten. Een stabiele en goed beheerde ICT-omgeving vormt daarbij een belangrijke basis.

ICT Specialist nodig?

Wij zijn een ICT Dienstverlener specifiek gericht op tandartspraktijken. Bent u op zoek naar een ICT specialist of bent u ontevreden over uw huidige dienstverlener? Dan kom ik graag in contact om uw wensen en vragen te beantwoorden.

Neemt u contact op via de contact pagina, of stuur voor direct contact een WhatsApp bericht.