Wat is een afspraakherinnering (SMS- en e-mailreminders)? Alles wat je moet weten

Een afspraakherinnering is een geautomatiseerd bericht, meestal per sms of e-mail, dat patiënten voorafgaand aan hun afspraak ontvangen om hen aan het bezoek te herinneren. Voor tandartspraktijken is dit een veelgebruikte functie binnen het praktijkmanagementsysteem, bedoeld om patiënten hun afspraak niet te laten vergeten.

Wat doet een afspraakherinnering? Hoe werkt het?

Zodra een afspraak wordt ingepland, koppelt het systeem hier automatisch een of meerdere herinneringsmomenten aan, bijvoorbeeld enkele dagen en nogmaals een dag van tevoren. Op het ingestelde moment verstuurt het systeem zelfstandig een sms of e-mail naar de patiënt, met daarin de datum, tijd en eventueel praktische informatie over de afspraak. Sommige systemen bieden patiënten daarbij ook de mogelijkheid om direct te bevestigen, te verzetten of te annuleren via een link in het bericht.

Belangrijkste functies

Een systeem voor afspraakherinneringen biedt doorgaans:

Automatische verzending op vooraf ingestelde momenten
Keuze tussen sms, e-mail of beide
Mogelijkheid tot directe bevestiging of annulering vanuit het bericht
Aanpasbare berichttekst per praktijk of type afspraak
Koppeling met de agenda, zodat wijzigingen automatisch worden verwerkt

Voordelen voor de tandartspraktijk

Het belangrijkste voordeel van afspraakherinneringen is een merkbare afname van no-shows en te laat afgezegde afspraken. Dit zorgt voor een beter benutte agenda en minder omzetverlies door lege stoelen. Daarnaast bespaart automatische herinnering veel tijd ten opzichte van het handmatig bellen van patiënten, waardoor de balie zich kan richten op andere taken. Ook patiënten zelf ervaren dit als prettig: zij worden actief geholpen om hun afspraak niet te vergeten en hoeven, bij een gemiste afspraak, minder vaak zelf contact op te nemen om een nieuw moment in te plannen.

Waar moet u op letten

Let bij de inrichting op het juiste aantal en de timing van herinneringen, zodat patiënten niet overspoeld worden met berichten maar wel tijdig geïnformeerd zijn. Zorg dat de contactgegevens van patiënten actueel en correct zijn, aangezien een herinnering anders zijn doel mist. Houd daarnaast rekening met de privacyregels rond het versturen van berichten met (indirect) medische context.

Kortom, afspraakherinneringen via sms of e-mail zijn een eenvoudige maar effectieve manier om no-shows te verminderen en de agenda optimaal te benutten. Een zorgvuldige instelling van timing en berichtinhoud maakt het verschil tussen een nuttige herinnering en een storend bericht.

ICT Specialist nodig?

Wij zijn een ICT Dienstverlener specifiek gericht op tandartspraktijken. Bent u op zoek naar een ICT specialist of bent u ontevreden over uw huidige dienstverlener? Dan kom ik graag in contact om uw wensen en vragen te beantwoorden.

Neemt u contact op via de contact pagina, of stuur voor direct contact een WhatsApp bericht.