Wat is een verwerkersovereenkomst? Alles wat je moet weten

Een verwerkersovereenkomst is een contract tussen een organisatie die persoonsgegevens verzamelt, zoals een tandartspraktijk, en een partij die deze gegevens namens haar verwerkt, zoals een softwareleverancier of ICT-dienstverlener. De AVG verplicht praktijken om deze afspraken schriftelijk vast te leggen zodra een derde partij toegang heeft tot patiëntgegevens of deze verwerkt. Zonder een dergelijke overeenkomst voldoet een praktijk niet aan de privacywetgeving, ook al is de eigen praktijkvoering verder op orde en zijn de eigen systemen goed beveiligd.

Wanneer heeft u een verwerkersovereenkomst nodig?

Een tandartspraktijk schakelt vrijwel altijd externe partijen in die met patiëntgegevens in aanraking komen: de leverancier van het praktijkmanagementsysteem, de partij die back-ups verzorgt, de ICT-dienstverlener die systemen beheert en soms ook cloudopslag of een patiëntenportaal. Met elke partij die zelfstandig toegang heeft tot of gegevens verwerkt, moet een verwerkersovereenkomst worden gesloten. De praktijk zelf blijft hierbij de verantwoordelijke partij; de leverancier is de verwerker.

Ook kleinere diensten kunnen hieronder vallen, zoals een online afsprakenherinnering per sms of e-mail, of een facturatiepakket dat gegevens van patiënten verwerkt. Het is daarom verstandig om bij elke nieuwe leverancier na te gaan of er sprake is van gegevensverwerking, ook als dit op het eerste gezicht een kleine of tijdelijke dienst lijkt.

Wat staat er in zo’n overeenkomst?

Een verwerkersovereenkomst beschrijft onder meer welke gegevens worden verwerkt, met welk doel, welke beveiligingsmaatregelen de verwerker treft en hoe wordt omgegaan met een eventueel datalek bij de leverancier. Ook staat erin of de verwerker gegevens mag doorgeven aan onderaannemers, en wat er met de gegevens gebeurt als de samenwerking stopt. Deze afspraken geven de praktijk houvast en zorgen dat verantwoordelijkheden helder zijn belegd, ook wanneer er iets misgaat.

Verantwoordelijkheid blijft bij de praktijk

Ook met een verwerkersovereenkomst op papier blijft de tandartspraktijk zelf verantwoordelijk voor de bescherming van patiëntgegevens. Het is daarom belangrijk om niet alleen de overeenkomst te tekenen, maar ook te controleren of de leverancier zich er in de praktijk aan houdt: is de software actueel, worden back-ups goed beveiligd en is duidelijk wie waar toegang toe heeft. Een overeenkomst zonder praktische naleving biedt weinig bescherming.

Wat betekent dit voor de ICT van uw praktijk?

Bij de keuze van praktijksoftware, cloudopslag of een ICT-partner is het verstandig om vooraf te vragen naar een verwerkersovereenkomst en deze goed door te nemen. Een betrouwbare leverancier biedt dit standaard aan en kan uitleggen welke beveiligingsmaatregelen zijn genomen. Zo weet een praktijk zeker dat ook de partijen achter de schermen zorgvuldig omgaan met patiëntgegevens, van de softwareleverancier tot degene die de back-ups beheert.

Kortom, een verwerkersovereenkomst legt vast hoe leveranciers omgaan met patiëntgegevens en is voor tandartspraktijken een verplicht onderdeel van AVG-naleving zodra externe partijen met die gegevens werken, van de softwareleverancier tot de partij die de back-ups beheert.

ICT Specialist nodig?

Wij zijn een ICT Dienstverlener specifiek gericht op tandartspraktijken. Bent u op zoek naar een ICT specialist of bent u ontevreden over uw huidige dienstverlener? Dan kom ik graag in contact om uw wensen en vragen te beantwoorden.

Neemt u contact op via de contact pagina, of stuur voor direct contact een WhatsApp bericht.