Wat is online afspraken maken (online agenda)? Alles wat je moet weten

Online afspraken maken is een functie waarmee patiënten via internet zelf een afspraak inplannen bij de tandartspraktijk, zonder tussenkomst van een medewerker. In de mondzorg gebeurt dit meestal via een online agenda die gekoppeld is aan het praktijkmanagementsysteem, zodat de beschikbare tijden altijd actueel zijn.

Wat doet online afspraken maken? Hoe werkt het?

Een patiënt bezoekt de website of het patiëntenportaal van de praktijk en ziet daar de beschikbare tijdstippen, vaak gefilterd op type afspraak of behandelaar. Na het kiezen van een geschikt moment bevestigt de patiënt de afspraak, waarna deze automatisch wordt vastgelegd in de agenda van de praktijk. Omdat de online agenda rechtstreeks gekoppeld is aan het planningssysteem, wordt het gekozen tijdslot direct geblokkeerd voor andere patiënten en is er geen risico op dubbele boekingen.

Kenmerken

Een online agenda voor tandartspraktijken bevat doorgaans:

• Een actueel overzicht van beschikbare tijden per behandelaar of behandeling
• De mogelijkheid om afspraken te verzetten of te annuleren binnen gestelde regels
• Automatische bevestiging per e-mail of sms na het boeken
• Koppeling met herinneringen voorafgaand aan de afspraak
• Beschikbaarheid buiten praktijkuren, zodat patiënten 24/7 kunnen inplannen

Voordelen voor de tandartspraktijk

Online afspraken maken verlaagt de telefonische belasting van de praktijk aanzienlijk, omdat een deel van de patiënten zelfstandig een moment kiest. Dit geeft de balie meer ruimte voor andere taken en verkleint de kans dat patiënten worden misgelopen buiten openingstijden. Voor patiënten zelf betekent het meer gemak: zij kunnen op elk moment van de dag een afspraak inplannen, zonder te hoeven wachten op een telefoonlijn.

Waar moet u op letten

Het is belangrijk dat de online agenda goed is afgestemd op de praktijk, bijvoorbeeld door duidelijke regels in te stellen over welke afspraaktypen online geboekt mogen worden en hoeveel tijd per behandeling nodig is. Ook moet de koppeling met het praktijkmanagementsysteem betrouwbaar zijn, zodat wijzigingen altijd correct doorkomen. Let daarnaast op de beveiliging van de gegevens die patiënten bij het boeken invullen.

Kortom, online afspraken maken biedt patiënten meer gemak en zelfstandigheid, terwijl het de praktijk ontlast van telefonisch planningswerk. Een goede koppeling met de bestaande agenda en duidelijke instellingen zorgen ervoor dat dit soepel verloopt.

ICT Specialist nodig?

Wij zijn een ICT Dienstverlener specifiek gericht op tandartspraktijken. Bent u op zoek naar een ICT specialist of bent u ontevreden over uw huidige dienstverlener? Dan kom ik graag in contact om uw wensen en vragen te beantwoorden.

Neemt u contact op via de contact pagina, of stuur voor direct contact een WhatsApp bericht.