Belangrijke informatie wanneer u problemen ervaart met Multi-Site Technologie

Belangrijke informatie wanneer u problemen ervaart met Multi-Site Technologie

Wat u moet weten wanneer u uw tandartspraktijk wilt uitbreiden door een fusie of overname

Of u nu een beginnend tandarts bent of uw praktijk als ervaren tandarts wilt uitbreiden. Mogelijk speelt u de laatste tijd vaker met de gedachte over een fusies of overname. Overnames en fusies in de sector komen steeds vaker voor. Dat heeft een reden. Groei is namelijk een belangrijk onderdeel zowel uw privé als zakelijke leven. Een positieve impact op de samenleving is belangrijk, maar ook het bieden van een fijne levensstijl aan uw team en hun gezinsleden. Op den duur is ook een meer winstgevende praktijk van belang.

Het kopen of verkopen van een tandartspraktijk is ingrijpend. Voor deze doelgroep hebben we een praktische gids samengesteld. Daarin behandelen we 10 zaken die van belang zijn om kostbare fouten te kunnen voorkomen. Het valt niet te ontkennen dat het kopen of verkopen van een tandartspraktijk een behoorlijke klus is. Zeker wanneer de praktijk is voorzien van zijn eigen technologieën:

• Servers en computers
• Telefoonsystemen
• Netwerk- en gegevensbeveiliging
• Systemen voor praktijkbeheer
• Digitale röntgensystemen
• En meer…

U moet bereid zijn om al deze systemen te laten samenwerken. Wanneer dit niet het geval is, kunnen de kosten van dit avontuur fors hoger uitpakken. Een technologie audit is in de meest gevallen raadzaam. Een professional kan u helpen bij de voorkoming van eventuele uitdagingen die zich tijdens of na de verkoop kunnen voordoen.

Uiteraard kunt u ook deze gids raadplegen voor meer informatie. In dit artikel richten we ons op het aanpakken van de uitdagingen. Deze kunnen te maken hebben met het bezitten van meerdere websites en daarmee dus ook meerdere technologie-omgevingen.

Welke Multi-Site Technologie problemen bestaan er?

Bent u in het bezit van meerdere tandartspraktijken op verschillende locaties? Dan komen één of meer van de onderstaande punten u waarschijnlijk bekend voor:

• U ervaart problemen met het beheren en onderhouden van verschillende technologieën op meerdere praktijklocaties.
• U ervaart problemen met het waarborgen van onsite of remote toegang tot hoogwaardige technologische ondersteuning voor alle medewerkers.
• U ervaart problemen in de omgang met verschillende technologie leveranciers voor diverse praktijklocaties.
• U ervaart problemen met standaardisatie en vindt het moeilijk om te kunnen waarborgen dat dezelfde systemen beschikbaar zijn op elke locatie.
• U ervaart problemen met de beschikbaarheid van gegevens. Mede omdat werknemers niet op een eenvoudige manier toegang hebben tot informatie of deze niet gemakkelijk met elkaar kunnen delen.
• U ervaart problemen met de beveiliging van gegevens. Dit omdat u meer toegangspunten heeft door de aanwezigheid van meerdere apparaten, netwerken en internetverbindingen op verschillende locaties.

Hoe kunnen deze Multi-Site problemen worden opgelost?

Wanneer u een andere of meerdere locaties koopt, is het hoogstwaarschijnlijk dat uw passie ook ligt bij de zakelijke kant van de tandheelkunde.  Toezicht houden op meerdere locaties is immers totaal iets anders dan werken binnen één tandartspraktijk. U ervaart opeens veel meer managementtaken dan wanneer u directeur was van één locatie.

Stap 1: Technologische documentatie verzamelen

Het oplossen van technologische problemen op meerdere locaties begint met het beoordelen van elke locatie. Dit om details te verzamelen over:

1. Software en licenties
2. Apparatuur en netwerkinstellingen
3. Gegevensopslag en/of back-up oplossingen
4. Toegangscontroles en/of cyberbeveiliging maatregelen
5. Leveranciersovereenkomsten
6. Contracten voor technologische ondersteuning

Houd er rekening mee dat elke praktijk uniek is. Het is belangrijk dat u de technische details achter de activiteiten binnen elke praktijk begrijpt. Wanneer u dit begrijpt kunt u toewerken naar standaardisatie. Hieronder leest u enkele van onze aanbevelingen op basis van een jarenlange samenwerking met praktijkeigenaren met meerdere vestigingen:

Stap 2: Beveiligingsproblemen aanpakken

Nadat de eerste stap is voltooid kunnen eventuele kwetsbaarheden in de beveiliging op elke locatie worden aangepakt. Dat is belangrijk om een datalek te kunnen voorkomen. Dit betekent dat elke locatie een standaard aanpak voor cyberbeveiliging moet hebben welke het onderstaande omvat:

• Firewalls
• Anti-virus software
• Multifactor authenticatie
• Inbraakpreventie software
• Spamfiltering
• Encryptie

Stap 3: Telefoonsystemen updaten

Vervolgens moet het telefoonsysteem geschikt zijn voor gebruik met meerdere locaties. Dit betekent dat medewerkers de mogelijkheid hebben om patiënten in te plannen, ongeacht de locatie waar zij zich bevinden. Een Cloud gebaseerd telefoonsysteem is in dit geval ideaal:

• Functies toevoegen of verwijderen binnen een gebruiksvriendelijke interface
• Gebruik doorschakelen, doorverbinden en andere handige functies
• Circa 54% minder kosten ten opzichte van traditionele telefoonlijnen

Stap 4: Investeren in Cloud gebaseerde software voor praktijkbeheer

Wanneer u nog geen Cloud gebaseerde beheersoftware voor tandartspraktijken gebruikt op alle locaties, kunt u daar het beste nu mee beginnen. Dit maakt het voor iedereen eenvoudig om overal toegang te krijgen tot wat nodig is. Dit kan het uitvoeren van rapporten zijn, maar ook het opzoeken van patiëntinformatie. Cloud gebaseerde management software voor tandartspraktijken geeft u de mogelijkheid om:

• Gebruik te maken van dezelfde informatie in hetzelfde formaat. Waarvandaan u ook inlogt.
• Eenvoudig onderweg of buiten kantooruren werken.
• Er zeker van zijn dat uw gegevens worden geback-upt en beschermd door de geïntegreerde beveiligingsmaatregelen.

Stap 5: Overal en op elke plaats dezelfde tandheelkundige technologieën toepassen

Voor tandheelkundige technologieën is het praktisch om overal en op elke plaats te kunnen beschikken over standaardisatie. Bijvoorbeeld wanneer het gaat om technologieën zoals röntgenstralen en CAD/CAM software. Weet u niet zeker welke systemen u op alle locaties zou moeten gebruiken en implementeren? Laat u dan begeleiden en ondersteunen door een ervaren technologiebedrijf met ervaring in de tandheelkundige branche.

Stap 6: Maak technologische ondersteuning beschikbaar voor iedereen

Als laatste moet u ervoor zorgen dat technologische ondersteuning voor iedereen beschikbaar is. Ongeacht de locatie. Wanneer uw locaties op geografisch gebied ver uit elkaar liggen, kunt u nog steeds gebruik maken van dezelfde leverancier voor technologische ondersteuning. Deze professionals kunnen uw omgevingen beter en op een meer samenhangende manier standaardiseren, beveiligen en ondersteunen. Naast ondersteuning op locatie, kunnen zij indien nodig ook ondersteuning op afstand bieden.