Toen The Dentist Amsterdam de kans kreeg om een tweede praktijk in Buitenveldert over te nemen, lag er meer op tafel dan een extra adres. Twee locaties. Twee manieren van werken. En een deel van de techniek dat zijn beste tijd had gehad. Het doel was helder: één praktijk, verdeeld over twee locaties. ITR Automatisering begeleidde het traject van begin tot eind.

Sjors Riemeijer, eigenaar van ITR Automatisering, vertelt hoe dat ging. Welke keuzes zijn er gemaakt, wat levert het de praktijk nu op en wat doen we de volgende keer anders?

Groeien zonder dat de techniek in de weg zit

The Dentist Amsterdam wilde groeien. De overname van een praktijk in Buitenveldert maakte dat mogelijk. Maar een overname brengt ook een vraag mee die veel praktijkhouders herkennen: hoe laat u twee locaties samenwerken als ze elk hun eigen systemen hebben?

De locatie in Amsterdam werkte nog met Exquise Classic. Dat pakket heeft het einde van zijn levensduur bereikt, dus een overstap stond hoe dan ook op de agenda. Daarnaast was een deel van de infrastructuur verouderd.

“Amsterdam draaide nog op een systeem dat end-of-life was. Daarnaast wilden we dat beide locaties vanuit één database konden samenwerken.”

Sjors Riemeijer, ITR Automatisering

De keuze: één centrale database in Aivory

De praktijk koos voor Aivory, een cloudgebaseerd praktijkmanagementsysteem voor tandartsen. De doorslag gaf één eigenschap: beide locaties werken in één centrale database. Agenda’s, patiëntdossiers en communicatie staan op één plek, ongeacht op welke locatie een medewerker die dag werkt.

Dat klinkt als een detail, maar het bepaalt hoe een praktijk met meerdere vestigingen dagelijks functioneert. Geen dubbele administratie. Geen gegevens die op de ene locatie wel en op de andere niet te zien zijn.

Eerst het fundament op orde

Een praktijksysteem in de cloud is zo betrouwbaar als de verbinding en de werkplek waarop het draait. Daarom zijn we niet begonnen met de software, maar met de basis:

• Glasvezelverbindingen gerealiseerd, zodat het werken in de cloud snel en stabiel is.
• Routers vervangen en de wifi vernieuwd.
• Een veilige basisinrichting: moderne beveiligingssoftware, beperkte installatierechten voor gebruikers en gestandaardiseerde werkplekken.

Gestandaardiseerde werkplekken zijn meer dan netjes. Elke computer is op dezelfde manier ingericht. Daardoor werkt een medewerker overal hetzelfde en zijn problemen sneller verholpen.

De migratie: eerst testen, dan live

De overstap van de patiëntgegevens is voor elke praktijk het spannendste moment. Daarom voerde Aivory vooraf een testconversie uit. Zo konden we de omgezette gegevens controleren voordat er iets definitief werd.

Daarna is de definitieve dataset aangeleverd en geconverteerd. Binnen enkele dagen was de nieuwe omgeving live.

Benieuwd hoe zo’n traject er voor uw praktijk uitziet? Op onze pagina over de overstap naar Aivory leest u hoe wij de migratie begeleiden.

Wat het de praktijk oplevert

Gevraagd naar de grootste winst, noemt Sjors vier dingen.

1. Eén database, uitwisselbaar personeel

Omdat beide locaties in hetzelfde systeem werken, kunnen medewerkers zonder omschakelen op beide locaties aan de slag. Dat maakt de planning flexibeler, bijvoorbeeld bij ziekte of drukte.

2. Telefonie die de patiënt herkent

De telefooncentrale is gekoppeld aan Aivory. Belt een patiënt, dan wordt het telefoonnummer via een koppeling gematcht met de juiste patiëntkaart. Aivory toont direct de juiste patiëntgegevens, zodat de assistente meteen weet wie er belt.

3. AI die meeschrijft

Telefoongesprekken worden automatisch uitgeschreven en samengevat. Die samenvatting komt direct in het patiëntdossier terecht. Zo hoeft niemand na een gesprek nog aantekeningen over te typen, en weet een collega later precies wat er besproken is.

4. E-mail bij het dossier

Via de koppeling met Microsoft 365 worden inkomende en uitgaande e-mails automatisch aan de juiste patiëntkaart gekoppeld. Behandelaars hebben zo direct inzicht in alle communicatie, zonder te zoeken in een gedeelde mailbox.

Wat we de volgende keer anders doen

Een goed project kijkt ook eerlijk terug. De belangrijkste les zit niet in de techniek, maar bij de mensen die ermee werken.

“We hadden meer aandacht mogen geven aan gebruikersadoptie en training. Korte microlearning-video’s zouden toekomstige implementaties nog sterker maken.”

Sjors Riemeijer, ITR Automatisering

Een nieuw systeem levert pas echt op als iedereen het met vertrouwen gebruikt. Bij volgende overstappen nemen we daarom korte, praktische uitleg per taak standaard mee. Zo vindt het team sneller de weg in de nieuwe werkwijze.

Een fundament om verder op te bouwen

Met een vernieuwde infrastructuur, glasvezel, moderne werkplekken, één centrale Aivory-database, geïntegreerde telefonie, AI en de koppeling met Microsoft 365 heeft The Dentist nu een fundament dat klaar is voor verdere groei. Twee locaties die werken als één praktijk. En ICT waar het team niet meer over hoeft na te denken.