Voor- en nadelen van Microsoft 365 in tandartspraktijken

Voor- en nadelen van Microsoft 365 in tandartspraktijken

Voor tandartspraktijken kan de overstap naar de cloud een grote stap zijn. Toch mogen de voordelen daarvan niet worden onderschat.

Voor- en nadelen van het gebruik van Microsoft 365

Voor tandartspraktijken kan de overstap naar de cloud een grote stap zijn. Toch mogen de voordelen daarvan niet worden onderschat. Uw organisatie is daarmee goed voorbereid op de toekomst. Daarnaast kunt u profiteren van verschillende voordelen die het gebruik van moderne en bijgewerkte tools en applicaties voor uw bedrijf met zich meebrengen.

Een voorbeeld van zo’n is Microsoft 365. Microsoft 365 is één van de vele oplossingen voor het verbeteren van de organisatie, de samenwerkings en de productiviteit. Ze zijn geschikt voor zowel grote als kleine organisaties. We hebben de belangrijkste voor- en nadelen van Microsoft 365 voor tandartspraktijken alvast op een rij gezet.

Voor-en nadelen van Microsoft 365 in tandartspraktijken

Net zoals dit het geval is met vele andere tools, is ook Microsoft 365 niet geheel perfect. De enige manier om dit objectief te kunnen bekijken én om te kunnen bepalen of Microsoft 365 geschikt is voor uw tandartspraktijk, is door zowel de negatieve als positieve kanten uit te  lichten en tegen elkaar af te wegen.

Voordelen

• Mogelijkheid om overal te werken
• Veilige opslag en verwerking van gegeven
• Eenvoudig samenwerken
• Betalen voor wat u nodig heeft

Nadelen

• Alleen online te gebruiken
• Compatibiliteitsproblemen met bedrijfsapplicaties
• Regelmatige aanpassingen kunnen vervelend zijn
• Vaak worden slechts een aantal applicaties of tools gebruikt

De voordelen van Microsoft 365

Mogelijkheid om overal te werken

De manier waarop we werken is veranderd. Mede door de wereldwijde pandemie. Van thuiswerken of werken op afstand, tot aan het gebruik van volledige cloud-gebaseerde oplossingen voor bedrijven. Eén van de grootste veranderingen is dat werknemers overal waar zij dat willen kunnen werken. Ook vanuit de thuiswerkplek. Microsoft 365 is een volledig cloud-gebaseerd programma. Werknemers overal verbonden met het team.

Waar zij zich op dat moment ook bevinden. Zolang een teamlid de beschikking heeft over een internetverbinding, hij deze op elk apparaat toegang verkrijgen. Bijvoorbeeld tot e-mails en bestanden, maar ook tot Microsoft 365 applicaties en tools. Dit kan een grote verandering zijn. Zeker voor bedrijven die afhankelijk zijn van externe medewerkers, meerdere locaties of teamleden die veel reizen.

Veilige opslag en verwerking van gegevens

Voor cybercriminelen is vrijwel elke soort data waardevol. Dit geldt ook voor de klant- en bedrijfsgegevens van uw tandartspraktijk. Daarom is het beveiligingsniveau één van de grootste factoren die de besluitvorming van organisaties beïnvloed. Hieronder een overzicht van een aantal beveiligingsfuncties binnen Microsoft 365.

1. Versleutelde e-mail: alleen medewerkers die een e-mail moeten lezen zijn in staat om dit te kunnen doen.
2. Mobile Device Management: steeds meer mensen beschouwen hun smartphones als secundair werkapparaat. Het komt dus regelmatig voor dat belangrijke gegevens verloren raken. Bijvoorbeeld door diefstal of verlies van het apparaat.

Met Mobile Device Management kan uw IT-team alle Microsoft 365 applicaties en tools op een smartphone beheren. Bijvoorbeeld om belangrijke gegevens te beschermen. Hiermee kunt u op afstand gevoelige data van een telefoon wissen om te voorkomen dat derden daar toegang tot krijgen.

1. Data Loss Prevention: dit verwijst naar een groep beleidsregels die controleert en ervoor zorgt dat alle gevoelige informatie (inclusief klantgegevens) uw organisatie niet verlaat via normale wegen. Zoals bijvoorbeeld via e-mailprogramma’s.
2. Advanced Threat Analytics (ATA):  ATA is een functie die gebruikmaakt van machine learning en analyses. Dit om verdachte activiteiten binnen uw netwerk op te sporen en daarover te kunnen waarschuwen. Dit omvat bijvoorbeeld het scannen van e-mails wanneer deze uw netwerk binnenkomen.

Er wordt gecontroleerd op schadelijke koppelingen of bijlagen. Wanneer er iets verdachts wordt gedetecteerd, wordt u daar automatisch van op de hoogte gebracht. Wanneer er sprake is van een schadelijke bijlage, kan de werknemer de e-mail nog steeds ontvangen en lezen. Alleen de bijlage wordt in dit geval verwijderd. Dit voorkomt datalekken. Bijvoorbeeld als gevolg van menselijke fouten.

Eenvoudig samenwerken

Werken in een team betekent in veel gevallen samenwerken aan een project. Door gebruik te maken van de diverse tools, kunnen teamleden met Microsoft 365 eenvoudig samenwerken aan een project. Dat er maar één versie van een bestand zal bestaan en dat wijzigingen in realtime worden toegepast, mag daarbij als een voordeel worden gezien.

U kunt een bestand ook delen en andere mensen rechtstreeks toegang geven tot de bestanden. Dit in plaats van ze als bijlagen te verzenden. Meerdere kopieën maken van een bestand is dus niet meer nodig. Microsoft 365 bewaart versies van een bestand voor het geval u terug moet gaan naar een oudere versie om wijzigingen te zien.

Betalen voor wat u nodig heeft

De gedifferentieerde prijzen van Microsoft 365 zijn een voordeel voor bedrijven die een beperkt budget hebben. Dankzij deze formule, krijgen tandartspraktijken alleen een abonnement voor de applicaties of tools die ze nodig hebben. Ze kunnen worden afgestemd op het aantal werknemers binnen hun organisatie. Er hoeft geen rekening gehouden te worden met verborgen kosten. De factuur omvat alleen het totale aantal licenties die u per maand gebruikt.

Nadelen van Microsoft 365

Alleen online te gebruiken

Dit betreft een veel voorkomende zorg voor cloud-gebaseerde IT-oplossingen in het algemeen. Als u géén of een te langzame internetverbinding heeft, kunt u problemen ervaren met de toegang tot applicaties, tools of uw gegevens. Microsoft 365 probeert dit probleem op te lossen door gebruikers toe te staan hun tools offline te gebruiken.

Zodra er een internetverbinding is, kunnen alle gemaakte wijzigingen en kopieën online worden bijgewerkt. Op deze manier kunnen gebruikers bijvoorbeeld e-mails lezen, sorteren en beantwoorden. Zonder dat hier een internetverbinding voor nodig is. Zodra ze weer online zijn, worden antwoorden automatisch verzonden en wijzigingen toegepast.

Compatibiliteitsproblemen met bedrijfsapplicaties

Veel bedrijfsapplicaties en tools zijn mogelijk niet compatibel met de nieuwste versies van de Office 365 programma’s. Het goede nieuws is dat u met een kleine aanpassingen een oudere versie van Office programma’s kunt gebruiken. Dit vereist de ondersteuning van een IT-specialist. Mede omdat dit voor werknemers een gecompliceerde taak kan zijn.

Regelmatige aanpassingen kunnen vervelend zijn

Wanneer een medewerker of teamlid gewend raakt aan een bepaalde tool, kunnen veranderingen in een applicatie of tool als vervelend worden ervaren. Hoewel updates bijna altijd een goede zaak zijn, kan dit ook nadelige gevolgen hebben voor de productiviteit. Dit geldt voor sommige minder bekende programma’s. Veelgebruikte programma’s krijgen vaak maar kleine wijzigingen, die door de meeste werknemers niet worden opgemerkt.

Vaak worden slechts een aantal van de applicaties of tools gebruikt

Dit mag niet echt als een nadeel worden gezien. Veel mensen die werken met Microsoft 365, gebruiken maar een paar tools of programma’s. Het gaat dan om e-mail, bestands- en gegevensopslag en toegang tot populaire Office programma’s. Daardoor hebben mensen het gevoel dat ze meer betalen dan wat ze gebruiken.

Wilt u weten wat Microsoft 365 voor uw bedrijf kan betekenen? Vraag uw IT-specialist dan om meer informatie.  Zo voorkomt u niet alleen geldverspilling, maar zorgt u er ook voor dat u de licentie krijgt die tegemoet komt aan de behoeften van uw tandartspraktijk.