5 fouten die bedrijven maken op de digitale werkplek

De pandemie is een realiteit die bedrijven over de hele wereld hebben gedeeld. Het vereiste grote veranderingen in de manier waarop ze werken. Niet langer, was de status quo om iedereen op kantoor te laten werken voor iedereen logisch. Veel organisaties moesten snel evolueren naar werken op afstand.

Tijdens het ergste van de pandemie werkte naar schatting 70% van de  voltijdse werknemers vanuit huis. Zelfs nu de pandemie een nieuwe tanende fase heeft bereikt, is werken op afstand nog steeds een realiteit. 92% van de ondervraagde werknemers verwacht nog minstens 1 of meer dagen per week thuis te werken.

Deze transformatie heeft bedrijven gedwongen om de tools en het beleid dat ze gebruiken te heroverwegen. Velen hebben ook de manier waarop ze werken volledig moeten vernieuwen. Ze hebben moeten overschakelen naar een cloudgebaseerde digitale werkplek om een hybride team mogelijk te maken.

Deze overgang heeft nieuwe voordelen opgeleverd, zoals:

• Lagere kosten voor werknemers en werkgevers
• Betere balans tussen werk en privé van werknemers
• Hogere moraal
• Dezelfde of verbeterde productiviteit
• Meer flexibiliteit in het bedienen van klanten

Maar de overgang naar een digitale werkplek heeft ook uitdagingen en risico’s met zich meegebracht. Deze omvatten:

• Kwetsbare netwerken en eindpunten
• Medewerkers voelen zich niet verbonden
• Communicatieproblemen
• Moeite met het bijhouden van productiviteit en verantwoordelijkheid
• Verhoogd risico op datalekken

20% van de organisaties ondervond een inbreuk tijdens de pandemie als gevolg van een externe werknemer.

Het overwinnen van de uitdagingen en het plukken van de voordelen kost tijd en moeite. Het vereist ook vaak de hulp van een getrainde IT-professional, zodat u kostbare fouten voorkomt.

Hieronder staan enkele van de grootste bedrijfsfouten bij het bouwen van een digitale werkplek. Voor de statistieken verwezen we naar het rapport State of the Digital Workplace van IGLOO  .

1. Slechte cloudbestandsorganisatie

Wanneer bedrijven virtueel gaan voor hun workflows, leven bestanden in een cloud-toegankelijke omgeving. Als die cloudopslagomgevingen niet goed georganiseerd zijn, is dat een probleem. Het kan voor werknemers moeilijk zijn om de bestanden te vinden die ze nodig hebben.

Ongeveer 51% van de werknemers heeft om deze reden vermeden een document met een collega te delen. Ze konden het niet vinden of dachten dat het te moeilijk te vinden zou zijn. Het is opmerkelijk dat dit het hoogste percentage is dat voor deze statistiek in het IGLOO-rapport is geregistreerd. Wat betekent dat dit probleem erger wordt.

Enkele tips om gedeelde cloudopslagbestanden gemakkelijker te vinden te maken, zijn:

• Houd de bestandsstructuur vlak (2-3 mappen diep)
• Een consistente hiërarchie en naamgevingsstructuur maken
• Maak geen bestand voor minder dan 10 documenten
• Archiveer en verwijder oudere bestanden maandelijks om rommel te verminderen

2. Externe werknemers buiten het gesprek laten

Niemand vindt het leuk om te horen dat mensen tijdens een vergadering over iets beginnen te praten en zich realiseren dat ze verloren zijn. Ze misten een belangrijk stuk van een eerder gesprek. Veel bedrijven hebben de uitdagingen op het gebied van persoonlijke communicatie en communicatie op afstand nog niet overwonnen.

Bijna 60% van de thuiswerkers zegt zelfs dat ze belangrijke informatie missen. Dit komt omdat collega’s het eerst persoonlijk hebben gecommuniceerd. Efficiëntie lijdt wanneer werknemers op kantoor beslissingen nemen zonder rekening te houden met externe collega’s.

Managers en bazen moeten het voortouw nemen om deze cultuur te veranderen. Hoewel oude gewoonten een tijdje nodig hebben om te veranderen, kan de mindset veranderen om meer inclusief te zijn voor de hybride wereld.

3.  Ongeautoriseerd gebruik van cloud-apps

Ongeautoriseerd gebruik van cloud-apps (ook bekend als Shadow IT) was al voor de pandemie een probleem. Dat probleem escaleerde zodra mensen vanuit huis begonnen te werken. Die is vaak met behulp van hun persoonlijke apparaten.

Meer dan de helft (57%) van de werknemers gebruikt ten minste één ongeautoriseerde app in hun workflow. Wanneer dit gebeurt, kunnen organisaties op vele manieren lijden.

Enkele van de risico’s van schaduw-IT zijn:

• Gegevenslekken uit niet-beveiligde apps
• Datum schendingen van de privacynaleving
• Redundanties in app-gebruik die de kosten verhogen
• Onbeschermde bedrijfsgegevens door gebrek aan zichtbaarheid
• De medewerker vertrekt en niemand heeft toegang tot de gegevens in de ongeautoriseerde app

4.  Het niet realiseren van de afstandsbediening betekent niet altijd vanuit huis

Externe werknemers werken niet altijd vanuit huis, verbonden met hun wifi-thuisnetwerk. Ze kunnen ook werken vanuit luchthavens, hotels, het huis van een familielid of lokale coffeeshops.

Bedrijven die bedrijfsgegevens die door externe werknemers worden gebruikt niet goed beschermen, lopen het risico op een inbreuk. Openbare netwerken zijn berucht om het mogelijk maken van “man-in-the-middle” -aanvallen. Dit is waar een hacker verbinding maakt met hetzelfde openbare netwerk. Vervolgens heeft u met behulp van software toegang tot gegevensoverdrachten van anderen op dat netwerk.

Het is raadzaam om een zakelijke VPN te gebruiken voor alle situaties waarin u op afstand werkt. VPN’s zijn vrij goedkoop en gemakkelijk te gebruiken. De medewerker schakelt de app gewoon in op zijn apparaat. De app leidt vervolgens hun gegevens om via beveiligde, gecodeerde servers

 5. Communicatiemiddelen gebruiken die iedereen frustreren

Geven virtuele vergaderingen uw team problemen? Maar liefst 85% van de thuiswerkers zegt dat ze 1-2 vergaderingen hebben gehad die werden onderbroken door technologie. Het wordt zo dat je nauwelijks een virtuele vergadering kunt hebben zonder dat iemand een technisch probleem heeft.

Communicatie is de olie die de motor van een digitale werkplek laat draaien. Effectieve cloudgebaseerde videogesprekken, audiogesprekken en chats zijn afhankelijk van de juiste technologie. Dit vergemakkelijkt een soepele ervaring.

Haast je niet om zomaar communicatiemiddelen te gebruiken. Neem de tijd en test ze uit. Hulp bij het optimaliseren van instellingen om uw virtuele vergaderingen te verbeteren. Zorg er bovendien voor dat uw externe team over hulpmiddelen beschikt om een soepele communicatie te bevorderen. Dit omvat headsets, VoIP-bureausets, webcams, enz.

Verhoog de productiviteit van uw hybride kantoor

Neem vandaag nog contact op om een technologieconsult in te plannen. Wij kunnen u helpen de efficiëntie en productiviteit van uw digitale werkplek te verbeteren.