Hoe reageert uw bedrijf wanneer het wordt geconfronteerd met een onverwachte situatie? Met een bedrijfscontinuïteitsplan weet u precies welke stappen u moet ondernemen.

Het leiden van een klein bedrijf is een uitdagende onderneming.

20% van de kleine bedrijven gaat binnen het eerste jaar na de oprichting failliet. 50% van de kleine ondernemingen vraagt het faillissement aan binnen 5 jaar na oprichting. Dit blijkt uit een artikel van januari 2021 dat is gepubliceerd door de Entrepreneur.

Deze mislukkingen kennen veel potentiële oorzaken. Ze variëren van cashflow- tot aan leiderschapsproblemen. Eén van de belangrijkste problemen heeft te maken met het vermogen van een bedrijf om met onverwachte situaties om te kunnen gaan.

Wanneer een situatie niet in uw voordeel uitpakt, hoe reageert uw bedrijf dan?

Wanneer u hier geen antwoord op kunt geven, loopt u het risico dat de bovenstaande statistieken nog hoger uitvallen. Het goede nieuws is dat een BCP het ideale leiderschap instrument is. Een bedrijfscontinuïteitsplan zal u helpen zich voor te bereiden op onverwachte situaties.

Wat is een bedrijfscontinuïteitsplan?

BCP’s zijn een reeks vooraf gedefinieerde protocollen en strategieën. Deze bepalen hoe uw bedrijf reageert in het geval van een ramp of noodsituatie.

U kunt het zien als een verzameling back-up plannen die u precies vertellen hoe u moet handelen wanneer het ergst denkbare gebeurt.

Een BCP moet elk aspect van uw organisatie omvatten. Van de technische afdelingen tot aan wat er gebeurt met de human resources en uw belangrijkste activa. Het moet ook een lijst van protocollen bevatten die bepalen hoe u reageert in het geval van één van de onderstaande situaties:

  • Natuurrampen
  • Storingen in apparatuur
  • Financiële- of cashflowproblemen
  • Door de mens veroorzaakte rampen

Het doel van elk BCP is zorgen voor een hoge beschikbaarheid van de vereiste middelen. Daardoor wordt een continue werking en rampherstel na een noodsituatie mogelijk.

Een bedrijfscontinuïteitsplan is belangrijk. Het ontbreken van een BCP kan zeer kostbaar blijken. Volgens cijfers van het IBM, kosten infrastructuur storingen bedrijven gemiddeld 100.000 dollar per uur. Een goed BCP beperkt deze kosten. Mede door de gevolgen van deze storingen voor het bedrijf tot een minimum te beperken.

De 5 stappen voor het opstellen van een BCP

Nu u begrijpt hoe belangrijk een BCP is, is het tijd om er plan op te zetten voor uw bedrijf. Volg deze 5 stappen om ervoor te zorgen dat uw BCP zo volledig mogelijk is.

#1: Voer grondige risicobeoordelingen uit

Begin met het opstellen van een lijst waarin alle mogelijke risico’s waar uw bedrijf mee te maken kan krijgen zijn opgenomen. Deze lijst moet risico’s met betrekking tot alle onderstaande gebieden bevatten:

  • Sector
  • Geografisch
  • Trends en marktbewegingen
  • Aandeelhouders
  • Medewerkers
  • Bedrijfsinfrastructuur

Heeft u de lijst voltooid? Werk deze dan door om de risico’s te prioriteren op basis van de waarschijnlijkheid dat ze van invloed zijn op uw bedrijf.

Een bedrijf dat is gevestigd in een gebied dat gevoelig is voor natuurrampen, zoals aardbevingen of orkanen, kan bijvoorbeeld een hogere prioriteit toekennen aan deze kwesties in plaats van problemen met aandeelhouders.

De lijst met prioriteiten vertelt u op welke kwesties u zich het eerst moet richten bij het opstellen van een bedrijfscontinuïteitsplan voor uw bedrijf.

#2: Identificeer kritieke functies en maak voor elk een herstelplan

Zodra u weet wat de risico’s zijn kunt u zich richten op de impact die deze risico’s zouden kunnen hebben op uw bedrijf.

Maak hiervoor een lijst van de kritieke functies die uw bedrijf moet kunnen uitvoeren om zijn producten of diensten te leveren. Onderzoek vervolgens hoe elk potentieel risico elke functie zou kunnen beïnvloeden.

Wanneer u een functie vindt die door één van de risico’s getroffen zou kunnen worden, stelt u een herstelplan op voor die functie. Dit plan kan inhouden dat er back-ups van cruciale gegevens worden gemaakt, dat werknemers kunnen werken vanuit huis of dat er een secundaire locatie of reservevoorraad aan hardware voorhanden is.

Herhaal dit proces voor elke kritieke functie. Bepaal het risiconiveau ervan én wat u moet doen om een snel herstel van de functie in geval van een incident te kunnen garanderen.

#3: Noodrollen definiëren

Uw medewerkers zijn net zo belangrijk in uw reactie op een noodsituatie als uw herstelplannen. In veel gevallen is het de snelle reactie van medewerkers die u in staat stelt uw plannen uit te kunnen voeren.

Besteed daarom tijd aan het toewijzen van rollen aan belangrijke werknemers. Doe dit voor elke potentiële situatie die u heeft geïdentificeerd. Bepaal welke werknemer zal optreden als nood coördinator en wat de medewerker in die functie moet doen. In sommige gevallen kan de voorbereiding op noodsituaties vereisen dat u werknemers opleidt of specifieke licenties verkrijgt. Uw plan kan ook protocollen bevatten voor de herverdeling van werknemers. Zeker wanneer uw bedrijf meerdere vestigingen heeft.

Het belangrijkste punt is dat werknemers moeten weten wat ze moeten doen wanneer er zich binnen uw bedrijf een noodsituatie voordoet.

#4: Bedrijfscontinuïteitsplan documenteren

Geen BCP kan effectief zijn als het zich alleen in het hoofd van de maker bevindt. Eén van de geïdentificeerde problemen kan namelijk ook het verlies van de maker betekenen. Bijvoorbeeld door een ongeval.

Uw BCP documenteren is dus van belang. Op deze manier kunnen anderen het raadplegen en volgen wanneer dat nodig is.

Zorg ervoor dat u het plan opslaat op een veilige off-site locatie. Dit verminderd het risico op verlies of schade aan het bedrijfscontinuïteitsplan in het geval van een ramp.

#5: Test het BCP regelmatig

Geen enkele situatie is statisch. Er zullen zich nieuwe problemen voordoen waardoor u uw BCP opnieuw moet bekijken. Daarom is het belangrijk om ervoor te zorgen dat het plan te allen tijde in overeenstemming blijft met de huidige risico’s en capaciteiten van uw bedrijf.

Het samenstellen van een voorbereidend team voor noodsituaties die het plan regelmatig herziet is dan ook zeker de moeite waard.

U moet het plan ook testen op consistentie. Zeker wanneer zich een belangrijke verandering voordoet in uw bedrijfstak. Zoals bijvoorbeeld de invoering van een nieuwe regelgeving. Voer regelmatig tests uit om obstakels of fouten in het plan op te kunnen sporen

Een BCP beschermt uw bedrijf

Zakelijk leiderschap houdt meer in dan alleen het vermogen om teams te bouwen en te inspireren. U moet zich ook richten op het beschermen van uw bedrijf. Op deze manier zijn uw teams in staat om in elke situatie te doen wat u van hen verlangt.

Dat is wat een bedrijfscontinuïteitsplan u toestaat te doen.

Een goed BCP definieert elk protocol dat moet worden gevolgd in het geval van een noodsituatie. Door het opstellen van een plan, plaatst u zichzelf in een betere positie om uw bedrijf door elke crisis te kunnen loodsen.

Het opstellen van een BCP is niet eenvoudig. Zeker niet voor kleine bedrijven met beperkte middelen. Heeft u hulp nodig bij het opstellen van uw BCP of wilt u een ander aspect van zakelijk leiderschap bespreken? Maak dan vandaag nog een afspraak voor een vrijblijvend consult met ons team.

Op zoek naar een specifiek onderwerp?

Doorzoek het archief