De ultieme gids voor een productieve tandartspraktijk

De ultieme gids voor een productieve tandartspraktijk

Productieve tandartspraktijk Tips: In deze gids bespreken we praktische strategieën om uw tandartspraktijk in 2021 productiever te maken. De gids is een uitgebreide catalogus met productiviteitstips waar we gaandeweg ons onderzoek mee te maken hebben gehad.

Inhoud

• Belangrijke KPI’s voor tandartsen
• De patiëntervaring verbeteren
• Het beheren van uw mentale gezondheid
• Tips en technieken voor tandartspraktijken

Het bepalen van de huidige productiviteit binnen uw tandartspraktijk
Er is een groot verschil tussen druk en productief zijn. Binnen de meeste tandartspraktijken is de eerste uitspraak van toepassing. Toch is het belangrijk om te bepalen welke van de twee uitspraken geldt binnen uw praktijk.

Voorbeelden van een drukke maar niet noodzakelijk productieve tandartspraktijk:

• Lunches die worden overgeslagen
• Een wachtkamer vol patiënte
• Variërende proceduretijden
• Geen standaard werkwijze voor veelvoorkomende taken
• Slechte patiënten binding

Heeft één van de bovenstaande punten overeenkomsten met uw praktijk? Wij helpen u graag met het vaststellen van de huidige productiviteit en het ondernemen van stappen om deze te verbeteren. De eerste stap naar het verbeteren van de productiviteit binnen uw tandartspraktijk is het bijhouden van de juiste meetwaarden.

Belangrijke tandheelkundige prestatie indicatoren (KPI’s)

• Nieuw aantal patiënten per maand

Dit omvat het totaal aantal nieuwe patiënten dat elke maand wordt gezien. Inzicht in deze waarden op maandelijkse basis stelt u in staat tot het ontdekken van trends binnen uw marketing inspanningen. Heeft u een gezonde instroom van nieuwe patiënten of gaat u alleen af op bestaande patiënten?

• Bronverwijzingen

Bijhouden waar de nieuwe patiënten vandaan komen kan nuttig zijn. Bijvoorbeeld bij het identificeren van goede bronnen die uw tandartspraktijk laten groeien. Waarom kiezen patiënten juist voor uw praktijk? Verwijzingen kunnen afkomstig zijn van vrienden, familieleden of samenwerkende tandartsen. Ze kunnen ook afkomstig zijn van een online zoekopdracht.

• Netto patiënten winst

Netto patiënten winst is het aantal nieuwe patiënten binnen uw praktijk, minus degenen de gesloten en/of geïnactiveerde dossiers. Wanneer u uw tandartspraktijk wilt laten groeien, wilt u dat deze cijfers positief zijn.

• Percentage vervolgafspraken

Vervolgafspraken moeten altijd vooraf worden geboekt. Daarbij maakt het niet uit of het gaat om een aanstaande behandeling (vulling, extractie of wortelkanaal), of een volgende afspraak voor mondhygiëne. Als patiënten niet in staat zijn hun vervolg afspraak ter plaatse te kunnen boeken, moet uw software het mogelijk maken om patiënten toegang geven tot het maken van afspraken. U moet ook toegang hebben tot achterstallige terugroep lijsten om u te richten op de patiënten die moeilijker te bevestigen zijn.

• Acceptatiepercentage

Hoeveel behandelplannen worden aan patiënten voorgelegd en geaccepteerd bij elke diagnose die in de behandelkamer wordt gesteld? Dit percentage wordt ook wel het acceptatiepercentage genoemd. Het meet uw vermogen om behandelplannen te presenteren op een manier die uw patiënten begrijpen en accepteren.

• Overheadpercentage en splitsing

Het bijhouden van alle overheadkosten (zoals de huur van het pand, de salarissen van werknemers, materiaalkosten, laboratoriumkosten etc.) en het doorvoeren van aanpassingen kan leiden tot grote besparingen.

• Jaarlijkse patiënten waarde

Dit kan gekoppeld worden aan het “herbenoeming percentage”. Als een patiënt bijvoorbeeld 2x per jaar een afspraak heeft voor een reiniging van € 300 per behandeling, dan is de jaarlijkse waarde van deze patiënt is € 600.

• Incassopercentage

Het percentage patiënten dat dezelfde dag nog betaald heeft voor hun behandelingen.

• Gemiddelde productie per dag

Afhankelijk van uw tandartspraktijk zal dit variëren. Tandartsen moeten met een realistisch productietempo komen. Op basis hiervan kan het tandheelkundig team de personeelsbezetting aanpassen. Denk daarbij aan het aannemen van een extra medewerker of tandartsassistent, een mondhygiënist, meer baliepersoneel, een coördinator of officemanager. Wanneer dat nodig is, kunnen alle medewerkers binnen uw tandartspraktijk bijdragen aan de dagelijkse productie.

Nu de belangrijkste tandheelkundige KPI’s worden gehouden, is het tijd om ze te verbeteren.

Productieve tandartspraktijk Tips

1) Verbetering van patiëntinteracties met behulp van productieve tandartspraktijk

Waarom is de ervaring van de patiënt belangrijk?

• Ontvang meer beoordelingen

Binnen de tandheelkunde zijn recensies zeer belangrijk. Tandheelkunde is sterk afhankelijk van mond-tot-mondreclame. Binnen het digitale tijdperk betekent dit dat u zoveel mogelijk recensies moet verzamelen. Uit onderzoek blijkt dat potentiële klantrecensies bijna net zoveel vertrouwen geven als een aanbeveling van een bekende.
 Als u de patiëntenervaring in uw praktijk verbeterd, is de kans groter dat tevreden patiënten uw praktijk een positieve beoordeling geven.
 Denk bijvoorbeeld ook eens na over de toegankelijkheid van uw praktijkmanagement software. Is het eenvoudig genoeg om naar een recensie te vragen?

• Meer vervolgafspraken

Zoals hierboven al besproken zijn vervolgafspraken een belangrijke metriek voor een productieve praktijk. Het betreft het vermogen om patiënten te behouden en ze terug te laten komen. Hieronder bespreken we enkele belangrijke strategieën om ervoor te zorgen dat uw patiënten een positieve ervaring krijgen bij een bezoek aan uw tandartspraktijk.

• Personeel tevreden houden

Een boze patiënt zorgt voor stress bij uw personeel. Door de patiëntervaring te helpen verbeteren, houdt u ook uw personeel tevreden. onze productieve tandartspraktijk en richtlijnen vermindert de doorvoer en verbetert de efficiëntie.

Hoe kunt u de ervaring van patiënten verbeteren?

A) Verbeter de communicatie met de patiënt

• Train uw personeel op veelvoorkomende vragen en klachten

Ontwikkel een protocol voor de meest voorkomende klachten en vragen. Op deze manier hoeft uw personeel niet te gissen naar antwoorden op vragen van patiënten. Het hebben van een protocol zal u ook in staat stellen om de juiste berichtgeving te handhaven. Dit versterkt tevens de waarden binnen uw tandartspraktijk. Zorg voor een schriftelijke of digitale kopie van deze protocollen. Zo kunt u uw personeel ernaar verwijzen bij het beantwoorden van telefoontjes of e-mails.

• Bereik uw patiënten met de technologie die ze al gebruiken

Elke dag verschijnen er nieuwe berichten apps. Voordat u zich toelegt op de nieuwste technologie, is het belangrijk om te bedenken wat uw patiënten gebruiken. E-mail en sms zijn twee beproefde en vertrouwde methoden om te kunnen communiceren met patiënten. Veel software voor het beheer van tandartspraktijken maakt directe communicatie via sms en e-mail mogelijk. Het gebruik van sjablonen voor veelvoorkomende berichten zal uw personeel ook tijd besparen.

• Kostentransparantie voor patiënten bij tandheelkundige behandelingen

Transparantie in de kosten wordt steeds gebruikelijker. Daarnaast komt het zowel uw patiënten als uw tandartspraktijk ten goede.
 De kosten van een behandeling zijn voor patiënten van cruciaal belang. Het speelt mee in de keuze van de tandarts, maar ook bij het al dan niet kiezen voor onverzekerde behandelingen. Door transparant te zijn over de kosten van de behandeling, voorkomt u administratieve rompslomp wanneer uw patiënten achteraf worden verrast door de rekening.

• Verminder verlating met afspraakbevestigingen

Met de technologie van vandaag heeft elke patiënt een agenda op zak. Het versturen van afspraakherinneringen is een effectieve manier om patiënten eraan te herinneren dat ze een behandeling hebben gepland. Toch is dit vaak niet genoeg. Om het aantal te late afspraken of het wegblijven terug te kunnen dringen, kunt u patiënten de mogelijkheid geven om direct te reageren op afspraakherinneringen. Bijvoorbeeld door gebruik te maken van afspraakbevestigingen per SMS of e-mail. 
Door patiënten hun afspraak te laten bevestigen wordt hun betrokkenheid versterkt. De kans dat ze op het laatste moment afzeggen wordt daardoor kleiner.

• Vervolgafspraken automatisch plannen

Zorg ervoor dat uw personeel na elke behandeling een follow-up afspraak inplant. Dit moet gebeuren voordat de patiënt de tandartspraktijk verlaat. Er moet dus direct duidelijk zijn over een nieuwe afspraak of follow-up

• Inactieve patiënten terughalen

Laat uw personeel elk kwartaal uw patiëntenlijst nakijken en controleren op inactieve patiënten. Patiënten die al geruime tijd inactief zijn, moeten een herinnering krijgen. Dit kan telefonisch, maar ook via e-mail of sms. Zelfs als de patiënt van tandarts is veranderd is het voor uw administratie en KPI’s belangrijk om uw patiëntenlijst up to date te houden.

B) De wachttijd in de wachtkamer verkorten voor patiënten

Dit is vooral belangrijk bij procedures die angst oproepen. Des te langer de patiënt in de wachtkamer moet wachten, des te erger de angst wordt.

• Laat uw patiënt vooraf zijn of haar gegevens invullen

Vooral voor nieuwe patiënten is het tijd efficiënt als zij hun gegevens al voor het bezoek kunnen invullen. Voorkom pen en papier in de wachtkamer door het versturen van e-mails of het gebruik van een patiëntenportaal. Een patiëntenportaal stelt patiënten ook in staat om online afspraken te maken, hun persoonlijke gegevens en verzekeringspolissen bij te werken en hun rekeningafschriften en documentatie in te zien. Natuurlijk wanneer hen dat uitkomt.

• Verstrek vooraf informatie over wachttijden en voorkom verrassingen

Binnen een tandartspraktijk is het doorgaans onvermijdelijk dat patiënten enige tijd moeten wachten. Geef hen een zo nauwkeurig mogelijk overzicht van de wachttijd door de tijd die nodig is voor elke behandeling te benchmarken. Met deze benchmarks kunt u uw patiënten nauwkeurige schattingen geven.

Zorg ervoor dat wachtende patiënten niet te lang zonder interactie zitten. 
In het ongunstigste geval moet u ervoor zorgen dat uw personeel getraind is om met hen in contact te treden wanneer patiënten langer moeten wachten dan vooraf aangegeven.

C) Leer van de feedback van patiënten

Als tandarts is uw reputatie allesbepalend. Hoewel positieve feedback altijd leuk is om te horen, is het vaak de negatieve feedback die de beste inzichten geeft.

• Lees online reviews en doe daar wat mee

Niet iedereen zal te spreken zijn over uw tandartspraktijk. Het ontvangen van negatieve recensies kan ongelooflijk ontmoedigend voelen. Zowel voor uw praktijk als voor uzelf. Terugkerende negatieve feedback kan toch ook een nuttige indicatie zijn van enkele problematische trends binnen uw tandartspraktijk.

• Verzend feedback enquêtes na een bezoek

Mensen, en dan met name de jongere doelgroep, willen het gevoel hebben dat hun mening wordt gehoord. Feedback enquêtes geven uw patiënten ook de mogelijkheid om anoniem feedback te geven die ze u anders misschien niet zouden vertellen. Dit is een goede manier om trends te ontdekken voordat ze problematisch worden en negatieve recensies opleveren.

2. Verbeterde mentale gezondheid voor uw tandartspraktijk

Het Dental Mental Network is een bron die erop gericht is het stigma rond mentale gezondheidsproblemen bij tandheelkundige professionals weg te nemen. Ze bieden ondersteuning, middelen en een platform voor mensen die werkzaam zijn binnen de tandheelkundige industrie en hun verhalen willen delen.

Een slechte mentale gezondheid is ook iets dat een aantal nadelige gevolgen kan hebben voor uw tandartspraktijk, wanneer deze niet vroegtijdig worden aangepakt. Problemen met het behoud van personeel en burn-outs zijn reële problemen binnen de tandheelkunde.

Tips om de mentale gezondheid van uw tandartspraktijk te verbeteren

A) Het belang van pauzes nemen

Studies hebben aangetoond dat het nemen van pauzes stress vermindert. Daarnaast helpt het prestaties op peil te houden en de behoefte aan herstel na het werk wordt vermindert. Hoewel het contra-intuïtief kan lijken om pauzes te nemen om de productiviteit te verhogen, kunnen de extra mentale voordelen van het nemen van pauzes daadwerkelijk helpen.

Als u het moeilijk vindt om pauzes te nemen, probeer dan een gedeelde agenda onder uw collega’s te gebruiken en ze gelijktijdig in te plannen. Zo weet u zeker dat niemand hulp nodig heeft terwijl u probeert te ontspannen.

Het instellen van alarmen is een andere goede strategie om ervoor te zorgen dat u niet vergeet om af en toe een pauze te nemen.

Nu u weet waarom pauzeren op onze lijst van productieve tandartspraktijk, gaan we verder met hoe u de uitvaltijd kunt maximaliseren.

B) Downtime maximaliseren

Vóór 2020 klonk het verlies van een tandartspraktijk misschien als een oxymoron. Nu begrijpen tandartsen dat het in sommige gevallen onverwacht kan gebeuren. Dit begrijpen en een plan hebben is essentieel om voorbereid te zijn op stressvolle tijden. Als u faalt in uw tandartspraktijk, overweeg dan het volgende als onderdeel van uw productieve tandartspraktijk:

• Werk aan uw debiteuren en afgewezen claims. Onderzoek alle trends die zich kunnen voordoen.
• Werk het beleid van uw praktijk bij. Dit kan gaan om de financiën, personeel handboeken, of front desk scripts.
• Maak een inventaris van uw apparatuur. Wat moet worden bijgewerkt of wordt niet meer gebruikt?
• Upgrade de technologie. Zoals het veranderen van software of het gebruik van de nieuwste tools die tijd efficiënt werken.
• Herzie uw marketingactiviteiten. Begrijp welke kanalen de meeste nieuwe patiënten opleveren en verdubbel deze.
• Ga op zoek naar nieuwe medewerkers. Dit ter vervanging van degenen die misschien niet terugkeren naar de tandartspraktijk. Kijk uit naar mensen die net in de buurt zijn komen wonen.

Extra tips: Samenwerken met lokale makelaars is een goede manier om uw promotiemateriaal onder de aandacht van nieuwe huiseigenaren in uw omgeving te brengen

• Vergader met uw personeel via remote middelen. Zoals Zoom of per telefoon. Informeer naar hun welzijn. Aarzel niet om ook contact op te nemen met uw meest waardevolle patiënten. Het persoonlijk in contact treden na complexe behandelingen of operaties, is een geweldige manier om te laten zien dat u om ze geeft.
• Als uw tandartspraktijk hierop is ingericht, overweeg dan het plaatsen van een bank waarop u kunt ontspannen tijdens uw vrije tijd.

C) Het creëren van een goede cultuur binnen de tandartspraktijk

• Zorg ervoor dat uw team goed opgeleid is.
 Blijf op de hoogte van de laatste trends en tactieken door doorlopende trainingen. Hierdoor zal uw personeel zich meer gewaardeerd voelen binnen het bedrijf. Temeer omdat u investeert in zowel hen als de productiviteit van uw praktijk.
• Zorg ervoor dat uw team zich veilig voelt.
 Dit betekent dat u de juiste PBM’s moet hebben. Het betekent ook dat uw kantoor een veilige ruimte moet zijn waar uw personeel u in vertrouwen kan nemen. Zorg voor beveiligingscamera’s en luister naar uw medewerkers als zij hun zorgen over hun veiligheid naar u uitten
• Zorg ervoor dat uw personeel weet dat u achter hen staat.
 Eén van de belangrijkste technieken voor elke manager is het geven van complimenten in het openbaar, het uiten van kritiek binnen een privé omgeving. Dit betekent dat u de prestaties van uw personeel viert in het bijzijn van andere personeelsleden en dat u ervoor zorgt dat kritiek en feedback in een gepaste omgeving wordt gegeven.

D) Zorg voor een goede lichamelijke gezondheid

Volgens een studie van The Journal of the American Dental Association, moeten tandartsen zich bewust zijn van het belang van het handhaven van een goede lichamelijke en mentale gezondheid, om te kunnen genieten van een bevredigend professioneel en persoonlijk leven. Gezien de druk binnen de tandheelkunde, is het waarschijnlijk dat u tijdens uw loopbaan wel eens ongemakken heeft gehad. Personal trainer Romelo Rodriguez uit Toronto beschrijft 6 oefeningen die alle tandartsen moeten weten. Het is een uitgebreide lijst van oefeningen die thuis of binnen de tandartspraktijk kunnen worden uitgevoerd.

3. Tips en technieken een betere efficiëntie binnen uw tandartspraktijk

A) Notuleren

Het hebben van effectieve progress notes templates bespaart veel tijd. Bijvoorbeeld aan het schrijven van notities.

B) Houd uw bureau schoon en opgeruimd

Het belang van een schoon bureau is uit zich in 3 belangrijke speerpunten.

• Productiviteit: Een schoon bureau zonder papierwerk helpt u en uw personeel om belangrijke documenten sneller te vinden zonder te hoeven zoeken in stapels papierwerk.
• Uitstraling: Uw baliepersoneel kan helpen een sterke boodschap van efficiëntie en professionaliteit uit te stralen naar iedereen die uw tandartspraktijk bezoekt.
• Veiligheid: Het belangrijkste is dat een schoon bureau ervoor zorgt dat er geen gevoelige informatie in verkeerde handen valt. Hoewel het onwaarschijnlijk is dat patiëntendossiers onbeheerd achter de balie liggen, vormt dit wel een veiligheidsrisico voor uw patiënten en uw tandartspraktijk.

Gebruik management software voor tandartspraktijken en werk volledig papierloos

C) Gebruik een wachtwoord manager

U bent zich er waarschijnlijk van bewust dat u wachtwoorden niet moet hergebruiken. Zeker niet als het om patiënteninformatie gaat. Toch is het allesbehalve efficiënt om voor alles een nieuw wachtwoord aan te maken dat uw medewerkers ook echt kunnen onthouden.

Gebruik één van de vele wachtwoord management tools die beschikbaar zijn. Deze maken willekeurig gegenereerde wachtwoorden voor u aan en voegen automatisch gebruikersnamen en wachtwoorden toe aan de juiste online accounts.

D) Computer terug naar fabriekinstellingen

Als uw computer traag is of crasht op momenten dat dit het slechtst uitkomt, overweeg dan een fabrieksreset. Als u uw computer een fabrieksreset geeft, wordt alles gewist en wordt de computer teruggebracht naar de fabrieksinstellingen. Door bestanden en software die op uw computer zijn geïnstalleerd te verwijderen, zorgt een fabrieksreset ervoor dat uw computer soepeler werkt. Maar let op! Als uw software rechtstreeks op uw computer is geïnstalleerd in plaats van binnen een cloud-gebaseerde oplossing, kunnen belangrijke gegevens verloren gaan. Dit benadrukt één van de vele voordelen van een cloud-gebaseerde oplossing.

E) Maak een script voor veelgestelde vragen

Als de vraag meer dan eens wordt gesteld, is het waarschijnlijk tijd om hem aan het script toe te voegen. Dit geldt vooral voor nieuwe medewerkers. Zij kunnen blijven gissen naar de juiste antwoorden op veelgestelde vragen. Het hebben van een goed script voor uw baliemedewerkers is niet alleen goed voor de reputatie van uw tandartspraktijk, maar het kan ook helpen om nieuwe patiënten binnen te halen.

F) Automatiseer alles wat mogelijk is

• Herinneringen
• Vervolgafspraken
• Beheer van online recensies
• Personaliseren van patiëntencommunicatie
• Registratieformulieren

G) Weet wat u niet moet automatiseren

Eén-op-één interacties met patiënten mogen nooit worden geautomatiseerd. Het opbouwen van een goede verstandhouding is één van de belangrijkste dingen die een tandarts kan doen om ervoor te zorgen dat zijn patiënten zich op hun gemak voelen. De kans dat ze terugkeren wordt daardoor vele malen groter.

H) Train uw personeel in het correct factureren

Eén van de meest waardevolle vaardigheden die een tandartspraktijk zich eigen kan maken is het begrijpen van medische facturering. Door uw patiënten te helpen hun eigen kosten te minimaliseren, houdt u ze zeker gebonden aan uw tandartspraktijk.

Tot slot

Gebruik deze complete gids om uw tandartspraktijk in 2021 nog productiever en efficiënter te kunnen maken. Uiteraard kunt u deze gids ook als naslagwerk gebruiken. Uiteraard mag de informatie uit deze gids ook worden gedeeld binnen uw netwerk. Zo zorgen we er samen voor dat 2021 uw meest productieve jaar ooit wordt.

Volg ons op Twitter