Handige tips om uw gedeelde cloudopslag georganiseerd te houden

Cloud bestandsopslag heeft een revolutie teweeggebracht in de manier waarop we documenten verwerken. U hoeft geen bestanden meer heen en weer te e-mailen. U hoeft zich niet meer af te vragen welke persoon op kantoor de meest recente kopie van een document heeft.

Tussen 2015 en 2022 is het percentage wereldwijde bedrijfsgegevens dat in de cloud is opgeslagen verdubbeld. Het ging van 30% naar 60%.  Een meerderheid van de organisaties gebruikt cloudopslag van een bepaald type. Typische services zijn OneDrive, Google Drive, Dropbox en andere.

Maar net als de opslag op de harde schijf van uw computer, kan cloudopslag ook rommelig worden. Bestanden worden op de verkeerde plaats opgeslagen en dubbele mappen worden gemaakt. Wanneer werknemers dezelfde cloudruimte delen, is het moeilijk om dingen georganiseerd te houden. Opslag kan moeilijk efficiënt te houden zijn.

Ongeorganiseerde cloudopslagsystemen leiden tot problemen. Dit houdt in dat het moeilijk is om bestanden te vinden. Evenals veel extra tijd besteden aan het vinden van benodigde documenten. Naar schatting besteedt 50% van de kantoormedewerkers meer tijd aan het zoeken naar bestanden dan aan het daadwerkelijk werken

Heeft uw kantoor last van rommelige cloudopslag? Lijkt het steeds moeilijker te worden om te vinden wat je nodig hebt? Bekijk de onderstaande tips. Ze omvatten verschillende manieren om gedeelde cloudopslagruimtes op te ruimen en tijd te besparen.

Gebruik een universele mapnaamgevingsstructuur

Eén persoon in een kantoor kan ervoor kiezen om een map een naam te geven op clientnaam. Een andere persoon kan het type industrie gebruiken. Wanneer mensen verschillende naamgevingsstructuren voor mappen gebruiken, is het voor iedereen moeilijker. Ze kunnen vaak niet vinden wat ze nodig hebben. Het leidt ook tot het maken van dubbele mappen voor hetzelfde.

Gebruik een universele mapnaamgevingsstructuur die iedereen volgt. Breng de hiërarchie van mappen in kaart en hoe u elk ding een naam kunt geven. U kunt bijvoorbeeld ‘afdelingen’ als buitenmap hebben en ‘projecten’ erin nesten.

Omdat iedereen hetzelfde naamgevingssysteem gebruikt, wordt het voor iedereen gemakkelijker om dingen te vinden. U vermindert ook het risico op dubbele mappen.

Houd de bestandsstructuur in 2-3 mappen diep

Wanneer u te veel mappen hebt genest, kan het een eeuwigheid duren om een bestand te vinden. Je hebt het gevoel dat je het ene konijnenhol na het andere moet dichtklikken. Wanneer mensen in verschillende mappen moeten klikken, ontmoedigt dit hen om een bestand op de juiste plaats op te slaan.

Om dit probleem te voorkomen, houdt u uw bestandsstructuur slechts twee tot drie mappen diep. Dit maakt bestanden gemakkelijker te vinden en houdt uw cloudopslag bruikbaarder.

Maak geen mappen voor minder dan 10 bestanden

Hoe meer mappen mensen moeten aanklikken om een document te vinden, hoe meer tijd het kost. Mappen kunnen snel worden opgeteld als werknemers ze maken, niet wetend waar een bestand naartoe moet.

Gebruik een regel voor uw cloudopslag die het maken van mappen beperkt tot 10 bestanden of meer. Dit voorkomt dat er tonnen mappen zijn met minder dan een handvol bestanden erin. Zorg voor iemand die ook als opslagbeheerder kan optreden. Dit kan dan de persoon zijn die iemand vraagt als hij niet zeker weet waar hij een bestand moet opslaan.

Promote de slogan “Take Time to Save It Right”

Bestandsopslag kan snel ongeorganiseerd raken wanneer mensen bestanden opslaan in een algemene map. We zijn allemaal van tijd tot tijd schuldig aan het opslaan van iets algemeens, zoals de desktop op een pc. We vertellen onszelf dat we op een gegeven moment teruggaan en het bestand verplaatsen waar het zou moeten zijn.

Dit probleem vermenigvuldigt zich wanneer veel mensen dezelfde cloudopslagruimte delen. Bestanden die niet zijn waar ze thuishoren, tellen snel op. Dit maakt het voor iedereen moeilijker om dingen te vinden.

Promoot de slogan “neem de tijd om het goed te redden” onder het personeel. Dit betekent dat ze de extra paar seconden moeten nemen om te navigeren waar het bestand moet zijn om het op te slaan. Dit voorkomt dat dingen onbeheersbaar worden. Als u een bestandsstructuur gebruikt die slechts 2-3 mappen diep is, zou dit voor iedereen gemakkelijker moeten zijn om zich aan te houden.

gebruik maptags of kleuren voor eenvoudigere herkenning

Bij veel cloudbestandssystemen kunt u kleurlabels gebruiken voor mappen. Hiermee kan een map of groep mappen direct herkenbaar worden. Dit vermindert de tijd die nodig is om bestanden te vinden en op te slaan.

U kunt bijvoorbeeld alle mappen die te maken hebben met verkoop groen kleuren. Mappen voor marketing kunnen oranje zijn, enzovoort. De hersenen kunnen sneller verbinding maken met een onderwerp wanneer je naar een kleur kijkt dan wanneer je tekst doorleest.

Declutter &Archief Regelmatig

Bestanden worden tegenwoordig in een duizelingwekkend tempo gemaakt. Hoe meer bestanden u toevoegt aan een cloudopslagsysteem, hoe moeilijker het is om te sorteren om te vinden wat u nodig hebt. Dit geldt zelfs als de bestandsopslag goed georganiseerd is.

Voorkom dat oudere bestanden het moeilijker maken om nieuwe te vinden. Doe dit door regelmatig op te ruimen en te archiveren. Dit houdt in dat een beheerder eenmaal per

maand onnodige bestanden verwijdert. Bijvoorbeeld dubbele bestanden of oude conceptversies van een document.

U moet ook een archiveringssysteem hebben dat alle oudere bestanden in één grote archiefmap plaatst. Hierdoor worden bestanden die niet langer actief worden gebruikt, buiten het hoofdbestandspad gehouden.

Kom bij ons voor efficiënte cloudoplossingen

Doet uw cloudopslag wat u nodig hebt? Heb je een ontkoppeling tussen cloudopslag en je andere apps? Wij kunnen u helpen. Neem contact op en laten we chatten.