Waarom heeft uw bedrijf een continuïteitsplan nodig?

Je bedrijf wordt geconfronteerd met allerlei bedreigingen die je activiteiten kunnen verstoren. Een goed continuïteitsplan kan je helpen om hier goed mee om te gaan

Doorgaan met je normale bezigheden is gemakkelijk als er niets bijzonders gebeurt. Maar het is een feit dat crisissen op elk moment kunnen toeslaan. En als dat gebeurt, moet je klaar zijn om je activiteiten snel, veilig en efficiënt om te schakelen.

Dat is waar een goed doordacht bedrijfscontinuïteitsplan om de hoek komt kijken.

Het bereidt je namelijk voor op het ergste, denk aan een crisis in de markt en regeringen die hele landen sluiten. En in deze gevallen kun je dankzij je plan op afstand werken, zodat je kunt blijven functioneren en je klanten kunt blijven bedienen. Het stelt u ook in staat je team thuis te ondersteunen en hen op hun gemak te laten voelen in verschillende hachelijke situaties.

Dit zijn slechts enkele van de belangrijkste voordelen die een bedrijfscontinuïteitsplan voor je bedrijf kan opleveren. En dit artikel zal dieper ingaan op het belang ervan en uitleggen hoe je er een kunt maken voor je bedrijf.

WAAROM HEEFT JE BEDRIJF EEN CONTINUÏTEITSPLAN NODIG

Een bedrijfscontinuïteitsplan beschrijft een proces dat je bedrijf moet volgen om verschillende bedreigingen te neutraliseren en ervan te herstellen. Het kan ook helpen om de activa en het personeel van je bedrijf te beschermen tijdens rampen, zodat ze ononderbroken kunnen functioneren.

Bedrijfscontinuïteitsplannen worden meestal ontwikkeld als onderdeel van het algemene risicobeheer van een bedrijf. Dit betekent dat je moet overwegen dit plan op voorhand op te stellen, niet in het midden van een crisis.

Het belangrijkste voordeel van het opstellen van een bedrijfscontinuïteitsplan is dat het een duidelijk beeld geeft van hoe te handelen als die bedreigingen zich voordoen. Het vertelt je ook hoe die omstandigheden je activiteiten kunnen beïnvloeden en hoe je nieuwe procedures moet implementeren om dit te beperken. Bovendien helpt het je te controleren of de systemen werken en up to date zijn.

Een ander groot voordeel van een continuïteitsplan is dat het een veilige en continue toegang tot je systemen garandeert. Het bepaalt hoe je team en IT-dienstverlener kritieke platforms kunnen bereiken, wat de beschikbare bandbreedte is en of je hun netwerkcapaciteit moet opvoeren.

Het algemene effect kan een verminderd risico op verlies van je bedrijf en teamleden zijn.

Het kan bescherming bieden tegen financieel verlies, productiviteitsverlies en een beschadigde reputatie. Bovendien helpt het je medewerkers zelfs te beschermen tegen lichamelijk letsel.

Maar welke specifieke bedreigingen kun je aanpakken met een continuïteitsplan?

We hebben een kort lijstje voor je gemaakt

BEDREIGING #1. PANDEMIE

Pandemieën kunnen je bedrijfsplannen op tal van manieren beïnvloeden.

Ze kunnen je werknemers bijvoorbeeld dwingen thuis te werken, waardoor de vraag naar bepaalde diensten toeneemt en die naar andere afneemt. Bovendien kunnen ze je verhinderen je aanbod te distribueren als gevolg van problemen met de toeleveringsketen.

Een bedrijfscontinuïteitsplan kan je helpen deze lastige periodes door te komen.

Het formuleert hoe je team tijdens de periode zal communiceren en zaken off-site zal uitvoeren. En het kan ook verschillende opties bieden op het vlak van de distributie van diensten.

BEDREIGING #2. NATUURRAMPEN

Natuurrampen zijn extreme geografische verschijnselen, denk aan tornado’s, tsunami’s, vulkaanuitbarstingen, bosbranden en aardbevingen. Ze zijn moeilijk te voorspellen en kunnen binnen enkele seconden rampzalige gevolgen hebben.

Net als wereldwijde pandemieën kunnen ze de toeleveringsketen in de getroffen gebieden verstoren, en daarom heb je een bedrijfscontinuïteitsplan nodig.

BEDREIGING #3. UITVAL VAN NUTSVOORZIENINGEN

Waterafsluitingen en het uitvallen van communicatielijnen of stroom kunnen je dagelijkse activiteiten ernstig in de weg zitten. Dit is vooral het geval als dergelijke onderbrekingen naar verwachting lang zullen duren.

Zonder een continuïteitsplan is het risico op schade aan activa en productiviteitsverlies drastisch hoger.

BEDREIGING #4. CYBERBEVEILIGING

Cyberaanvallen zijn computer based aanvallen op je technische activa. De meest voorkomende voorbeelden zijn gegevensdiefstal, ransomware, distributed denial of service en SQL-injecties.

In het beste geval zal je infrastructuur minder efficiënt werken tot je het probleem hebt opgelost. Maar in het ergste geval kun je de toegang tot alle bedrijfsgegevens verliezen.

HET BESTE CONTINUÏTEITSPLAN VOOR JE BEDRIJF OPSTELLEN

Het ontwikkelen van een waterdicht continuïteitsplan vereist een systematische aanpak. Dit is wat je strategie zou moeten bevatten:

#1. DOELSTELLINGEN BEPALEN

Bedrijfscontinuïteit omvat niet alleen je IT-systemen. Het omvat alle essentiële bedrijfsfuncties, zoals public relations, human resources en bedrijfsvoering.

Aangezien ieder bedrijf uniek is zal je altijd een plan moeten maken op basis van je specifieke doelstellingen.

Bepaal dus de belangrijkste processen en zoek uit hoe je deze kunt ondersteunen met een nieuw aantal strategieën.

#2. HET OPZETTEN VAN EEN VOORBEREIDINGSGROEP VOOR NOODSITUATIES

Kies verschillende cross-functionele managers en iedereen die kan bijdragen aan het plan, zoals je IT-dienstverlener.

Bepaal wie de leider is in noodsituaties en maak duidelijk dat hij of zij de leiding heeft over de verdere gang van zaken als het noodlot toeslaat.

#3. ANALYSE VAN DE GEVOLGEN VOOR HET BEDRIJF EN RISICOBEOORDELING

Identificeer, onderzoek en analyseer je potentiële bedreigingen grondig. Bespreek ze met je team en kijk wat er zou gebeuren als je bepaalde diensten moet verminderen, elimineren of wijzigen.

Zorg ervoor dat je onderweg alle problemen documenteert.

#4. FOCUS OP KLANTENSERVICE

Je klanten hebben in crisissituaties behoefte aan empathie en transparantie. En de enige manier om in zulke moeilijke tijden aan hun verwachtingen te voldoen, is ervoor te zorgen dat je klantenserviceteam op de hoogte is van je continuïteitsplan.

Neem zo nodig meer mensen aan om vragen van klanten te beantwoorden.

#5. ADRESSEREN VAN BEDRIJFSFUNCTIE

Je plan moet kritieke bedrijfsfuncties bevatten. Deze omvatten bedrijfsrisico’s, gevolgen voor klanten en werknemers, het opstellen van noodbeleid, partners in de gemeenschap of externe organisaties, en financiële middelen tijdens rampen.

Dit is van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat de bedrijfsactiviteiten zo snel mogelijk functioneren.

#6. PERSONEELSTRAINING EN PLANUPDATES

Presenteer je continuïteitsplan aan belanghebbenden en bevorder een proactieve aanpak door alles goed te controleren om te zien of het plan werkt. Op die manier kun je eventuele zwakke punten of gebreken in kaart brengen. Train vervolgens, op basis van je bevindingen en feedback, je personeel om de implementatie soepeler te laten verlopen.

Deze tactiek laat niet veel ruimte voor fouten.

Het helpt je niet alleen de bedrijfsactiviteiten en de toeleveringsketen in stand te houden, maar wekt ook het vertrouwen van de klant. Als je reactie op noodsituaties effectief is, zullen je klanten dat waarderen. Dit stelt je in staat je merk te behouden, de concurrentie de baas te blijven en financieel verlies te beperken.

LAAT EEN CRISIS JE BEDRIJF NIET PLAT LEGGEN

Rampen kunnen de ultieme test zijn voor je leiderschapscapaciteiten.

Laat je bedrijf daarom niet aan het toeval over, maar maak een diepgaand bedrijfscontinuïteitsplan voordat noodsituaties zich voordoen. Zorg ervoor dat iedereen op dezelfde golflengte zit, en je zult er sterker uitkomen na elke hachelijke situatie.

Als je meer inzicht wilt in het ontwikkelen van een continuïteitsplan, neem dan vandaag nog contact met ons op. Samen met jou gaan we om de tafel zitten om te bekijken wat jouw doelen zijn en hoe je die kunt bereiken.