VoIP service voor tandartspraktijken

Een betrouwbaar telefoonsysteem is zeker binnen een tandartspraktijk van essentieel belang. Daarmee kan zowel de patiëntencommunicatie als de betrokkenheid van klanten wordt geoptimaliseerd. Een betrouwbaar telefoonsysteem verbetert zelfs de patiëntenzorg.

Door gebruik te maken van een geavanceerd communicatieplatform zoals VoIP, kunnen de dagelijkse taken binnen een tandartspraktijk worden gestroomlijnd. Ook de mobiliteit van werknemers kan worden verbeterd. Daarnaast kan er een professionele en aangename communicatie ervaring worden gecreëerd voor klanten en tandheelkundige patiënten.

Wanneer u nog niet bekend bent met VoIP, is het verstandig om u op de juiste manier te laten informeren door een VoIP dienstverlener welke gespecialiseerd is in VoIP telefoonsystemen binnen de tandheelkundige industrie.

Belangrijkste voordelen van VoIP binnen tandartspraktijken

Een VoIP telefoonsysteem kan tandartspraktijken helpen om de betrokkenheid van klanten te optimaliseren. Ook kan de dagelijkse bedrijfsvoering worden gestroomlijnd en de informatiestroom worden verbeterd. Dat terwijl de kosten worden verlaagd.

Het voeren van een grote hoeveelheid telefoongesprekken en een slechte spraakkwaliteit zijn factoren die invloed hebben op de dagelijkse activiteiten binnen een tandartspraktijk.

Door gebruik te maken van een betrouwbaar telefoonsysteem zoals VoIP, kan een tandartspraktijk een groot aantal gesprekken efficiënt afhandelen. Tevens kan er een hoogwaardige gesprekskwaliteit worden geleverd.

VoIP telefoonsystemen bieden veel management en productiviteit functies. Deze functies kunnen een tandartspraktijk helpen met het stroomlijnen en automatiseren van de bedrijfsvoering. Daardoor kan er altijd een hoogwaardige service worden geleverd en kan de winstgevendheid van de tandartspraktijk op de volgende manieren worden verbeterd:

• Professionele en aangename gesprek ervaring: Een VoIP-gebaseerde Unified Communication (UC) oplossing bevorderd het voeren van meer productieve en zinvolle gesprekken. VoIP heeft de mogelijkheid om accurate en relevante patiëntgegevens te leveren tijdens elke interactie met de patiënt. Mogelijk gemaakt door mobiele applicaties en systeem integraties. De geïndividualiseerde zorg en service die patiënten ontvangen, heeft een positieve invloed op de klantervaring.
• Sterke relaties opbouwen: Het afleveren van berichten en het doorverbinden van gesprekken naar een andere tandarts of werknemer, verloopt met een VoIP telefoonsysteem meer gestroomlijnd en sneller. De doorschakel en vind mij/volg mij functies van VoIP, kunnen tandartsassistenten helpen om alle oproepen van het kantoor direct door te schakelen. Bijvoorbeeld naar persoonlijke mobiele extensies.

Door gebruik te maken van de zakelijke belfuncties van VoIP, kunnen tandartsen eenvoudig met hun patiënten praten en vragen beantwoorden van potentiële klanten. Door het bieden van ondersteuning bij noodgevallen of wanneer dit nodig is, kan de betrokkenheid van patiënten worden vergroot.

• Kostenbesparende voordelen en verhogen bottom line: Een VoIP telefoonsysteem kan de infrastructuur, service en onderhoudskosten aanzienlijk reduceren. Dit omdat VoIP werkt op een IP-netwerk waar gegevens en spraak kunnen worden verzonden met behulp van een enkele terminal. Een VoIP telefoonoplossing kan de maandelijkse kosten voor telefoonverkeer verlagen. Er is namelijk geen noodzaak tot het gebruik van een speciale PSTN-telefoonlijn. Een VoIP telefoonoplossing kan de uitgaven zelf nog verder verlagen.

Dit omdat de VoIP provider verantwoordelijk is voor de kosten die gemoeid zijn met systeem upgrades en systeemonderhoud. Ook zijn internationale en interlokale gesprekken betaalbaarder door het gebruik van virtuele nummers. Deze kunnen een lokale aanwezigheid op verschillende locaties bewerkstelligen. Door het gebruik van softphones kan een tandartspraktijk ook de operationele kosten verlagen.

Productiviteit functies van VoIP die het leveren van kwaliteit binnen tandartspraktijken bevorderd

Een VoIP telefoonsysteem biedt veel hulpmiddelen. Dit helpt tandartsen en medewerkers om de kwaliteit van hun diensten te verbeteren en zinvolle interacties met patiënten te creëren. Binnen een tandartspraktijk is er behoefte aan een stabiel VoIP telefoonsysteem.

Een systeem dat de dagelijkse taken stroomlijnt om een kwalitatieve klantenservice te kunnen leveren op een moeiteloze manier. Dankzij de enterprise functies van VoIP kunnen tandartsen beschikken over de beste communicatiemiddelen voor hun tandartspraktijk.

De dag/nacht modus en de “hunt group” functies  zijn 2 van de meest populaire VoIP tools. Deze helpen om de mobiliteit van werknemers te verbeteren, de productiviteit te verhogen en de dagelijkse activiteiten te kunnen stroomlijnen.

De dag/nacht modus helpt een medewerker bij het toewijzen van bel regels tijdens de kantooruren. Zowel overdag als ’s nachts. Op deze manier kunnen inkomende gesprekken worden gerouteerd naar een willekeurige extensie. Hetzij naar een huistelefoon of een persoonlijk mobiel toestel. Voicemails kunnen worden opgeslagen zodat werknemers elk gesprek tijdens kantooruren kunnen beantwoorden.

Met de hunt group functie kan een tandartsassistente op zoek gaan naar een beschikbare tandarts of medewerker door inkomende oproepen naar verschillende extensies te routeren. Met deze geavanceerde functie voor het routeren van oproepen, kunnen patiënten eenvoudig contact opnemen met hun tandarts. Waar en wanneer dat gewenst is.

Of dat nu gaat om het beantwoorden van vragen over een afspraak of het behandelen van een tandheelkundig noodgeval. De hunt group functie kan ervoor zorgen dat alle oproepen in real-time worden behandeld.

Ook het gebruik van een auto attendant kan helpen om de stroom van gesprekken binnen een tandartspraktijk efficiënt te beheren. Door te fungeren als virtuele receptioniste, kan een auto attendant een aangename en professionele bel ervaring bieden.

Bijvoorbeeld door gepersonaliseerde begroetingen en aankondigingen aan klanten tijdens vakanties, weekenden en andere belangrijke gebeurtenissen. Door ervoor te zorgen dat alle oproepen onmiddellijk worden beantwoord, kunnen tandartsen en medewerkers een band opbouwen met klanten en een sterke arts-patiëntrelatie creëren. Een auto attendant kan klanten naar de praktijk navigeren en patiënten informeren over de handelswijze bij spoed.

Krachtige VoIP integraties die de mobiliteit en patiëntenzorg in een praktijk verbeteren

Een VoIP telefoonsysteem biedt een naadloze communicatie oplossing die een tandartspraktijk kan helpen efficiënter te werken. Bijvoorbeeld door het aanbieden van nuttige informatie die het voeren van zinvolle gesprekken bevorderd.

Door gebruik te maken van een stabiele en betrouwbare VoIP telefoonoplossing, kan een tandartspraktijk een efficiënt communicatiekanaal bieden. Dit verbetert een goede verstandhouding en samenwerking tussen tandartsen, medewerkers en patiënten.

Het gebruik van een VoIP-gebaseerd Customer Relationship Management (CRM) systeem, kan een tandartsenpraktijk een efficiënt communicatiemiddel. Deze biedt snel toegang tot relevante gegevens en essentiële communicatie opties. Met een CRM-integratie kunnen tandartspraktijken alle relevante informatie over patiënten overzichtelijk bijhouden.

Op deze manier krijgen tandartsen of medewerkers eenvoudig toegang tot medische gegevens, notities, afspraken en factureringsgegevens wanneer patiënten telefonisch contact opnemen. Hierdoor kan een tandartspraktijk een meer persoonlijke service bieden en het voeren van zinvolle gesprekken bevorderen. Ze ondersteunen in het opbouwen van een meer sterke relatie met patiënten.

Daarnaast kan de integratie van mobiele applicaties de efficiëntie van een tandartspraktijk verbeteren. Zoals bijvoorbeeld recensie en rapportage applicaties. Review applicaties kunnen na een behandeling automatisch review uitnodigingen versturen naar patiënten.

Rapportage applicaties stellen tandartsen en tandartsassistenten in staat om gespreksgegevens te bekijken en vervolgens de dataset te analyseren om de productiviteit van medewerkers te verhogen en betere bereikbaarheid te realiseren. Zoals bijvoorbeeld het beantwoorden van gemiste gesprekken, de gespreksvolumes, tracering en gespreksbron.

Een goed voorbeeld van een productiviteit toepassing is de RingCentral mobiele applicatie voor Android. Dankzij een uitgebreide set functies, zoals HD-spraak, fax, oproep conferencing, voicemail naar e-mail, CRM-integratie etc., biedt RingCentral voor Android tandartsen de vrijheid om via een beveiligd communicatiekanaal nauwkeurige informatie te leveren, oproepen te verzenden en ontvangen op meerdere locaties. Deze mobiele applicatie biedt ook een Bring Your Own Device (BYOD) oplossing. Deze helpt tandartsen de leercurve te verkorten, geld te besparen en activiteiten te beheren. Ook onderweg.

Bovendien kunnen tandartsen en medewerkers door het gebruik van softphones hun persoonlijke apparaten gebruiken om te bellen en gebeld te worden. Zoals laptops, tablets en smartphones. Met het gebruik van softphones kunnen tandartsen in contact komen met externe deskundigen en eenvoudig communiceren met medewerkers vanaf elk apparaat. Ongeacht hun locatie.